Mitarbeiterverwaltung

Überblick

Als Administrator eines Unternehmens haben Sie umfassende Verwaltungsmöglichkeiten für alle Mitarbeiter. Sie können Beschäftigungsdetails bearbeiten, End-Daten setzen, Beschäftigungen bestätigen und Benachrichtigungen versenden.

Voraussetzungen

Für die Mitarbeiterverwaltung benötigen Sie:

1. Administrator-Rechte (profile_role: admin) für das Unternehmen
2. Aktives Unternehmen als ausgewählte Entität im System

Mitarbeiterübersicht

Tabellenspalten

Die Mitarbeiter-Tabelle zeigt folgende Informationen:

Status-Badges

Jeder Mitarbeiter zeigt einen Status-Badge an:

• ✓ Bestätigt (Grün): Beschäftigung wurde von einem Administrator bestätigt
• ⚠ Unbestätigt (Gelb): Beschäftigung muss noch bestätigt werden

Verwaltungsoptionen

End-Datum setzen

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt:

1. Klicken Sie auf "Aktionen" → "End-Datum setzen"
2. Wählen Sie das End-Datum im Kalender
3. Bestätigen Sie mit "Speichern"

Effekt:

• Der Mitarbeiter wird automatisch als "Inaktiv" markiert
• Nach dem End-Datum wird er nicht mehr im Organigramm angezeigt
• Die Daten bleiben für historische Zwecke erhalten

End-Datum entfernen

Falls ein End-Datum versehentlich gesetzt wurde:

1. Klicken Sie auf "Aktionen" → "End-Datum entfernen"
2. Das End-Datum wird sofort gelöscht
3. Der Mitarbeiter ist wieder aktiv

Profilaktualisierung anfordern

Um einen Mitarbeiter zur Aktualisierung seines Profils aufzufordern:

1. Klicken Sie auf "Aktionen" → "Profilaktualisierung anfordern"
2. Geben Sie eine persönliche Nachricht ein
3. Senden Sie die Benachrichtigung

Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit:

• Ihrer persönlichen Nachricht
• Link zu seinem Profil
• Hinweis auf fehlende oder zu aktualisierende Informationen

Beschäftigung bestätigen

Neue Mitarbeiter müssen ihre Beschäftigung von einem Administrator bestätigen lassen:

1. Klicken Sie auf "Aktionen" → "Beschäftigung bestätigen"
2. Die Bestätigung wird sofort gespeichert
3. Der Status-Badge ändert sich zu "Bestätigt"

Hinweis: Eine Bestätigung kann nur einmal pro Mitarbeiter erfolgen und nicht rückgängig gemacht werden.

Filteroptionen

Aktive/Inaktive Mitarbeiter

Toggle-Schalter zum Anzeigen inaktiver Mitarbeiter:

• Standardansicht: Nur aktive Mitarbeiter (ohne End-Datum oder End-Datum in der Zukunft)
• Mit Inaktiven: Auch ehemalige Mitarbeiter anzeigen

Tipp: Verwenden Sie den Filter, um:

• Aktuelle Teamgröße zu überprüfen
• Historische Daten einzusehen
• End-Daten zu verwalten

Benachrichtigungen

E-Mail bei neuen Beschäftigungen

Wenn ein Mitarbeiter eine neue Beschäftigung zu seinem Profil hinzufügt, erhalten alle Administratoren automatisch eine E-Mail mit:

• Name und E-Mail des Mitarbeiters
• Beschäftigungsdetails (Position, Anstellungsart, Start-Datum)
• Button "Beschäftigung jetzt bestätigen" mit direktem Link zur Mitarbeitertabelle

Zusätzlich:

• Das Unternehmen selbst erhält eine Benachrichtigung an die hinterlegte Unternehmens-E-Mail
• Der Link öffnet automatisch das richtige Unternehmen im System

Profilaktualisierungs-Erinnerung

Administratoren können individuell Erinnerungen versenden:

Verwendungszwecke:

• Fehlende Profilbilder
• Unvollständige Beschäftigungsdetails
• Veraltete Informationen
• Anfrage nach Bio-Beschreibung

Personalisierung:Die Nachricht sollte spezifisch sein:

Hallo [Name],

bitte ergänzen Sie Ihre Position in Ihrem Profil,
damit wir Sie korrekt im Organigramm darstellen können.

Vielen Dank!

Datenmanagement

Position bearbeiten

Positionen werden mit folgenden Eigenschaften gespeichert:

• Maximale Länge: 200 Zeichen
• Darstellung: Bei Überlauf werden Zeichen abgeschnitten
• Tooltip: Vollständiger Text wird im Hover angezeigt

Best Practice:

• Verwenden Sie klare, prägnante Bezeichnungen
• Beispiele: "Senior Immobilienmakler", "Leiter Vertrieb", "Auszubildender"

Anstellungsarten

Verfügbare Optionen:

Hinweis: Die Reihenfolge bestimmt die Hierarchie im öffentlichen Organigramm.

Profilrollen

Zwei Rollen-Typen verfügbar:

Administrator:

• Kann andere Mitarbeiter verwalten
• Kann Einladungen versenden
• Kann Beschäftigungen bestätigen
• Kann End-Daten setzen
• Erhält Benachrichtigungen über neue Beschäftigungen

Mitglied:

• Kann nur eigene Daten bearbeiten
• Keine Verwaltungsrechte
• Standard-Rolle für neue Mitarbeiter

Wichtige Hinweise

Datenschutz

Im öffentlichen Organigramm werden angezeigt:

• Name und Profilbild
• Position und Anstellungsart
• Start-Datum der Beschäftigung
• Anzahl veröffentlichter Artikel
• Anzahl Follower

NICHT angezeigt:

• E-Mail-Adressen
• End-Daten
• Bestätigungs-Status
• Interne Notizen

Datenintegrität

Soft Deletes:

• Mitarbeiterdaten werden nie vollständig gelöscht
• Historische Zuordnungen bleiben erhalten
• End-Daten markieren inaktive Beschäftigungen

Änderungshistorie:

• Alle Änderungen werden protokolliert
• Administratoren können Änderungen nachvollziehen
• Wichtig für Compliance und Dokumentation

Häufige Anwendungsfälle

Neuen Mitarbeiter onboarden

1. Mitarbeiter über Einladungsfunktion einladen
2. Warten auf Bestätigung per E-Mail
3. Beschäftigung bestätigen, sobald hinzugefügt
4. Bei Bedarf Profilaktualisierung anfordern

Mitarbeiter ausscheiden lassen

1. End-Datum in der Zukunft setzen (z.B. letzter Arbeitstag)
2. Mitarbeiter wird automatisch nach diesem Datum als inaktiv markiert
3. Daten bleiben für Statistiken und Historie erhalten

Team-Struktur reorganisieren

1. Anstellungsarten anpassen (z.B. Beförderung zum Team-Lead)
2. Positionen aktualisieren
3. Profilrollen bei Bedarf ändern (Mitglied → Administrator)

Profil-Qualität sicherstellen

1. Regelmäßig Mitarbeiterprofile überprüfen
2. Profilaktualisierungs-Anfragen bei Bedarf versenden
3. Vollständigkeit der Informationen sicherstellen

Fehlerbehebung

"Position überläuft in nächste Spalte"

Lösung: Position wird automatisch bei 200 Zeichen abgeschnitten. Verwenden Sie kürzere, prägnantere Bezeichnungen.

"Mitarbeiter erscheint nicht im Organigramm"

Mögliche Ursachen:

• Beschäftigung ist nicht bestätigt (Badge: Unbestätigt)
• End-Datum liegt in der Vergangenheit
• Mitarbeiter hat kein veröffentlichtes Profil

Lösung:

• Beschäftigung bestätigen
• End-Datum prüfen und ggf. entfernen
• Mitarbeiter zur Profilvervollständigung auffordern

"Kann Beschäftigung nicht bestätigen"

Ursache: Sie haben keine Administrator-Rechte.

Lösung: Kontaktieren Sie einen Administrator des Unternehmens.

Best Practices

Regelmäßige Pflege

• Wöchentlich: Neue Beschäftigungen bestätigen
• Monatlich: Mitarbeiterprofile auf Vollständigkeit prüfen
• Quartalsweise: Inaktive Mitarbeiter archivieren (End-Datum setzen)

Kommunikation

• Nutzen Sie personalisierte Nachrichten bei Profilaktualisierungs-Anfragen
• Informieren Sie Mitarbeiter über Änderungen ihrer Daten
• Stellen Sie klare Richtlinien für Profil-Anforderungen auf

Organisation

• Vergeben Sie Administrator-Rechte an vertrauenswürdige Team-Mitglieder
• Dokumentieren Sie wichtige Änderungen
• Halten Sie Anstellungsarten und Positionen konsistent

Zusammenfassung

Die Mitarbeiterverwaltung ermöglicht es Administratoren:

1. Übersicht über alle aktiven und inaktiven Mitarbeiter
2. Bearbeiten von Beschäftigungsdetails und End-Daten
3. Bestätigen von neuen Beschäftigungen
4. Kommunizieren mit Mitarbeitern über Profilaktualisierungen
5. Verwalten des öffentlichen Organigramms

Weiterführende Dokumentation

• Mitarbeiter einladen
• Beschäftigungen bestätigen