Mitarbeiter zum Unternehmen einladen

Überblick

Als Administrator eines Unternehmens können Sie neue Mitarbeiter per E-Mail einladen, sich dem Unternehmen anzuschließen. Das System unterscheidet zwischen bereits registrierten Benutzern und neuen Nutzern.

Voraussetzungen

Um Mitarbeiter einladen zu können, benötigen Sie:

1. Administrator-Rechte für das Unternehmen
2. Aktives Unternehmen als ausgewählte Entität
3. Die E-Mail-Adresse des einzuladenden Mitarbeiters

Einladungsprozess

Zugriff auf die Einladungsfunktion

1. Navigieren Sie zu "Mitarbeiter" im Unternehmensbereich
2. Wählen Sie den Tab "Einladung senden"
3. Füllen Sie das Einladungsformular aus

Formularfelder

Feld	Erforderlich	Beschreibung
E-Mail	✅ Ja	E-Mail-Adresse des einzuladenden Mitarbeiters
Position	❌ Optional	Stellenbezeichnung (z.B. "Immobilienmakler", "Geschäftsführer")
Anstellungsart	❌ Optional	Vollzeit, Teilzeit, Ausbildung, etc.
Rolle	❌ Optional	Profilrolle: Administrator oder Mitglied
Start-Datum	❌ Optional	Beginn der Beschäftigung
Nachricht	❌ Optional	Persönliche Nachricht an den Mitarbeiter

Einladung versenden

Nach dem Ausfüllen des Formulars:

1. Klicken Sie auf "Einladung senden"
2. Das System prüft, ob die E-Mail-Adresse bereits registriert ist
3. Eine entsprechende E-Mail wird versendet

E-Mail-Benachrichtigungen

Für neue Benutzer (UserInvitation)

Wenn die E-Mail-Adresse noch nicht registriert ist, erhält der Empfänger eine Einladung mit:

• Willkommensnachricht und Unternehmensname
• Persönliche Nachricht (falls vom Administrator hinzugefügt)
• Registrierungs-Link zum Anlegen eines Accounts
• Beschäftigungsdetails (Position, Anstellungsart, Start-Datum)

Für registrierte Benutzer (EmploymentReminderNotification)

Wenn die E-Mail-Adresse bereits im System existiert, erhält der Benutzer eine Erinnerung:

• Hinweis auf ausstehende Beschäftigung
• Link zum Profil zum Hinzufügen der Beschäftigung
• Unternehmensdetails

Ausstehende Einladungen verwalten

Einladungen anzeigen

Im Tab "Ausstehende Einladungen" sehen Sie:

• E-Mail-Adresse des Eingeladenen
• Sendedatum der Einladung
• Status (Ausstehend, Angenommen, Abgelaufen)

Einladungen löschen

Falls eine Einladung versehentlich versendet wurde:

1. Klicken Sie auf "Löschen" bei der entsprechenden Einladung
2. Die Einladung wird als gelöscht markiert (Soft Delete)
3. An dieselbe E-Mail-Adresse kann erneut eine Einladung versendet werden

Wichtige Hinweise

Duplicate Prevention

• Eine E-Mail-Adresse kann pro Unternehmen nur eine aktive Einladung haben
• Gelöschte Einladungen werden bei der Prüfung berücksichtigt
• Nach dem Löschen kann sofort eine neue Einladung an dieselbe Adresse gesendet werden

Benutzerregistrierung

Neue Benutzer müssen:

1. Sich über den Link in der E-Mail registrieren
2. Ihr Profil vervollständigen
3. Die Beschäftigung in ihrem Profil hinzufügen

Registrierte Benutzer müssen:

1. Sich einloggen
2. Zu ihrem Profil navigieren
3. Die Beschäftigung manuell hinzufügen

Status-Tracking

Einladungen durchlaufen folgende Status:

• pending: Einladung wurde versendet, aber noch nicht angenommen
• accepted: Benutzer hat die Beschäftigung hinzugefügt
• expired: Einladung ist abgelaufen (nach X Tagen)

Fehlerbehebung

"E-Mail-Adresse wurde bereits eingeladen"

Ursache: Es existiert bereits eine aktive Einladung für diese E-Mail-Adresse.

Lösung:

• Löschen Sie die bestehende Einladung zuerst
• Oder warten Sie, bis der Empfänger die Einladung annimmt

"Sie müssen Administrator sein"

Ursache: Ihre Profilrolle im Unternehmen ist "Mitglied", nicht "Administrator".

Lösung: Kontaktieren Sie einen Administrator des Unternehmens, um Ihre Rolle zu ändern.

Einladung kommt nicht an

Mögliche Ursachen:

• E-Mail-Adresse ist falsch geschrieben
• E-Mail landet im Spam-Ordner
• E-Mail-Server ist temporär nicht erreichbar

Lösung:

• Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse
• Bitten Sie den Empfänger, den Spam-Ordner zu prüfen
• Senden Sie die Einladung erneut

Best Practices

Personalisierte Nachrichten

Fügen Sie immer eine persönliche Nachricht hinzu:

Hallo [Name],

wir freuen uns, Sie in unserem Team begrüßen zu dürfen!
Bitte vervollständigen Sie Ihr Profil, damit wir Sie auf
unserer Unternehmensseite präsentieren können.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Herzliche Grüße
[Ihr Name]

Vollständige Informationen

Geben Sie möglichst alle Beschäftigungsdetails an:

• Position: Ermöglicht bessere Darstellung im Organigramm
• Anstellungsart: Hilft bei der Kategorisierung
• Start-Datum: Zeigt die Betriebszugehörigkeit

Follow-up

• Kontaktieren Sie den Mitarbeiter nach 2-3 Tagen, falls keine Reaktion erfolgt
• Prüfen Sie regelmäßig die ausstehenden Einladungen
• Löschen Sie veraltete Einladungen

Zusammenfassung

1. Als Administrator können Sie Mitarbeiter per E-Mail einladen
2. System unterscheidet automatisch zwischen neuen und registrierten Benutzern
3. Persönliche Nachrichten machen Einladungen persönlicher
4. Ausstehende Einladungen können jederzeit eingesehen und verwaltet werden
5. Duplicate Prevention verhindert mehrfache Einladungen

Weiterführende Dokumentation

• Mitarbeiterverwaltung
• Beschäftigungen bestätigen