Mit der neuen Wartelisten-Funktion können Sie die Teilnehmerzahl Ihrer Events begrenzen und automatisch eine Warteliste für ausgebuchte Veranstaltungen führen.

📋 Übersicht

Was ist die Wartelisten-Funktion?

Die Event-Warteliste ermöglicht es Ihnen:

• Maximale Teilnehmerzahl festlegen – Begrenzen Sie die Anzahl der Anmeldungen für Ihr Event
• Warteliste aktivieren – Interessenten können sich auf eine Warteliste eintragen, wenn das Event ausgebucht ist
• Automatische Verwaltung – Das System verwaltet die Anmeldungen und Wartelisten automatisch
• Transparente Kommunikation – Teilnehmer erhalten klare Rückmeldungen über ihren Anmeldestatus

⚙️ Einrichtung

Schritt 1: Event erstellen oder bearbeiten

1. Navigieren Sie zu Event erstellen oder bearbeiten Sie ein bestehendes Event
2. Gehen Sie zu Schritt 2: Termine & Fristen
3. Dort finden Sie die neuen Felder für die Wartelisten-Funktion

Schritt 2: Maximale Teilnehmerzahl festlegen

1 Feld "Maximale Anzahl Teilnehmer"

• Geben Sie die maximale Anzahl der Teilnehmer ein (z.B. 50)
• Lassen Sie das Feld leer für unbegrenzte Teilnehmerzahl
• Mindestwert: 1 Teilnehmer

Schritt 3: Warteliste aktivieren (optional)

2 Checkbox "Warteliste aktivieren"

• Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine Warteliste führen möchten
• Wenn die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist, können sich weitere Interessenten auf die Warteliste eintragen
• Ohne Warteliste wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn das Event ausgebucht ist

🎯 Funktionsweise

Szenario 1: Mit Warteliste

Einstellungen:

• Maximale Teilnehmerzahl: 50
• Warteliste aktiviert: ✓ Ja

Ablauf:

1. Teilnehmer 1-50 melden sich an → Erfolg! Reguläre Anmeldung
2. Teilnehmer 51 meldet sich an → Erfolg! Auf Warteliste eingetragen
3. Teilnehmer erhält Bestätigung: "Sie wurden auf die Warteliste eingetragen. Sie werden benachrichtigt, sobald ein Platz frei wird."

Szenario 2: Ohne Warteliste

Einstellungen:

• Maximale Teilnehmerzahl: 50
• Warteliste aktiviert: ✗ Nein

Ablauf:

1. Teilnehmer 1-50 melden sich an → Erfolg! Reguläre Anmeldung
2. Teilnehmer 51 versucht sich anzumelden → Fehler!
3. Teilnehmer erhält Fehlermeldung: "Leider ist dieses Event bereits ausgebucht. Es stehen keine weiteren Plätze zur Verfügung."

Szenario 3: Unbegrenzte Teilnehmerzahl

Einstellungen:

• Maximale Teilnehmerzahl: leer
• Warteliste aktiviert: egal

Ablauf:

• Alle Teilnehmer können sich ohne Begrenzung anmelden
• Die Wartelisten-Einstellung wird ignoriert

👥 Verwaltung der Teilnehmer

Unterscheidung zwischen regulären Teilnehmern und Warteliste

Das System unterscheidet automatisch zwischen:

• Reguläre Teilnehmer – Anmeldungen ohne waitlist_at Zeitstempel
• Wartelisten-Teilnehmer – Anmeldungen mit waitlist_at Zeitstempel

Wichtig: Nur reguläre Teilnehmer (ohne Wartelisten-Status) zählen zur maximalen Teilnehmerzahl. Wartelisten-Teilnehmer werden separat gezählt.

💡 Best Practices

Empfehlungen für die Nutzung

• Realistische Limits setzen – Berücksichtigen Sie die tatsächliche Kapazität Ihrer Location
• Warteliste bei beliebten Events – Aktivieren Sie die Warteliste, um das Interesse zu erfassen
• Frühzeitig kommunizieren – Erwähnen Sie begrenzte Plätze in der Event-Beschreibung
• Regelmäßige Kontrolle – Überprüfen Sie die Anmeldezahlen und passen Sie ggf. die Limits an

❓ Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich die maximale Teilnehmerzahl nachträglich ändern?

Ja, Sie können die maximale Teilnehmerzahl jederzeit in den Event-Einstellungen (Schritt 2) anpassen.

Was passiert mit der Warteliste, wenn ich die Teilnehmerzahl erhöhe?

Wartelisten-Teilnehmer bleiben auf der Warteliste, bis Sie sie manuell zu regulären Teilnehmern ändern.

Können sich Teilnehmer selbst von der Warteliste abmelden?

Ja, Teilnehmer können sich jederzeit über den "Abmelden"-Button vom Event abmelden, unabhängig davon, ob sie auf der regulären Liste oder Warteliste stehen.

Kann ich die Warteliste nachträglich aktivieren oder deaktivieren?

Ja, die Wartelisten-Funktion kann jederzeit in den Event-Einstellungen aktiviert oder deaktiviert werden.

Werden Wartelisten-Teilnehmer benachrichtigt, wenn ein Platz frei wird?

Die automatische Benachrichtigung ist für zukünftige Updates geplant. Aktuell müssen Sie Wartelisten-Teilnehmer manuell kontaktieren, wenn Plätze frei werden.

🔧 Technische Details

Datenbank-Felder

• events.max_subscriptions – Maximale Anzahl der Teilnehmer (nullable integer)
• events.waitlist_enabled – Warteliste aktiviert (boolean, Standard: false)
• applications.waitlist_at – Zeitstempel für Wartelisten-Eintragungen (nullable timestamp)

Logik-Ablauf

1. System prüft, ob max_subscriptions gesetzt ist
2. System zählt aktuelle Anmeldungen ohne waitlist_at
3. Wenn Limit erreicht und waitlist_enabled = false → Fehlermeldung
4. Wenn Limit erreicht und waitlist_enabled = true → Wartelisten-Eintrag mit waitlist_at = now()
5. Wenn Limit nicht erreicht → Reguläre Anmeldung ohne waitlist_at

Fragen oder Probleme? Kontaktieren Sie unser Support-Team für weitere Hilfe.