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Buchtipp: „KI in der Immobilienverwaltung" von Christina Platteter

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Die Immobilienverwaltung steht unter Druck: steigende Kundenerwartungen, wachsende Dokumentationspflichten, zunehmende Informationsflut – und das bei gleichbleibenden Ressourcen. Christina Platteter, Teamleiterin bei der Bundesimmobiliengesellschaft (BIG) in Wien, hat mit „KI in der Immobilienverwaltung" ein Praxishandbuch geschrieben, das Hausverwaltern den Einstieg in die Welt der Künstlichen Intelligenz erleichtert. Im Interview mit Immobilien Redaktion erklärt sie, warum sie das Buch geschrieben hat, für wen es gedacht ist – und warum KI den Verwalter nicht ersetzt, sondern entlastet.

Die Immobilienverwaltung steht unter Druck: steigende Kundenerwartungen, wachsende Dokumentationspflichten, zunehmende Informationsflut – und das bei gleichbleibenden Ressourcen. Christina Platteter, Teamleiterin bei der Bundesimmobiliengesellschaft (BIG) in Wien, hat mit „KI in der Immobilienverwaltung" ein Praxishandbuch geschrieben, das Hausverwaltern den Einstieg in die Welt der Künstlichen Intelligenz erleichtert. Im Interview mit Immobilien Redaktion erklärt sie, warum sie das Buch geschrieben hat, für wen es gedacht ist – und warum KI den Verwalter nicht ersetzt, sondern entlastet.

Die Autorin: Praktikerin mit Leidenschaft für Digitalisierung

Christina Platteter ist keine theoretische KI-Enthusiastin, sondern arbeitet täglich in der Hausverwaltung. Als kaufmännische Teamleiterin bei der Bundesimmobiliengesellschaft betreut sie Büro- und Wohnimmobilien in Wien und Umgebung, darunter Standorte des Justiz- und Innenministeriums. Ihre Leidenschaft für Digitalisierung und Innovation prägt auch ihren privaten Alltag: „Mich begleitet KI im beruflichen Aspekt, aber auch im Privaten. Ich teste auch sehr viel", erzählt sie im Interview.

Zum Gespräch bringt sie sogar einen kleinen Roboter mit, der Kunststücke vorführen kann – und einen KI-Assistenten namens Looi, der auf ihrem Schreibtisch herumfährt, Termine plant und beim E-Mail-Management unterstützt. „Überall, wo wirklich die Zeitfresser liegen – in der Koordination von Terminen, E-Mails – unterstützt er mich auch im Sortieren und Ablegen."

Warum dieses Buch? Die tägliche Realität als Auslöser

Der Anstoß zum Buch kam aus der Praxis: „Immer mehr Masse, mehr Volumen, mehr Erwartungshaltung, mehr Dokumentation – bei gleichbleibenden Ressourcen", beschreibt Platteter die Situation in der Hausverwaltung. Ihr Credo, das auch auf dem Buchdeckel steht: „Ohne Weiterentwicklung gibt es keinen Fortschritt."

Wichtig ist ihr dabei die Klarstellung: Die KI hat am Buch nicht mitgeschrieben. „Die KI hat gar nichts geschrieben. Ich habe das wirklich in Eigenproduktion erstellt, aus der Praxis, mit vielen Praxisbeispielen – damit es eben kein trockener Leitfaden wird, sondern wirklich explizit für die Hausverwaltung, um den Weg zu erleichtern."

Für wen ist das Buch gedacht?

Das Praxishandbuch richtet sich nicht nur an Geschäftsführer und Entscheidungsträger. Platteter spricht bewusst verschiedene Zielgruppen an:

  • Entscheidungsträger in der Hausverwaltung

  • Gestalter, die aktiv im System zur Weiterentwicklung beitragen können

  • Führungskräfte, die KI nicht als Spielzeug sehen, sondern als echtes Entlastungswerkzeug

  • Teams, die aus dem „Feuerwehrmodus" ausbrechen möchten

  • Alle, die sich im Bereich Effizienz und Qualität weiterentwickeln wollen

Die vier großen Herausforderungen der Hausverwaltung

Das Buch konzentriert sich auf vier zentrale Problemfelder, bei denen KI die größte Hebelwirkung entfalten kann:

1. Kundenservice und Erwartungshaltung

Die Kundenerwartungen sind in den letzten Jahren enorm gestiegen. „Der Verwalter bekommt eine E-Mail vom Kunden – und der erwartet sich binnen kürzester Zeit, in 20 Minuten, eine Rückmeldung", erklärt Platteter die veränderte Realität.

2. Informationsflut bewältigen

Dies ist laut Platteter eines der größten Themen in der Verwaltung: „Es gibt unendlich viele Informationen, die zumeist auch unendlich schlecht verwaltet werden. Die Suchzeiten darf man nicht unterschätzen – die sind sehr, sehr hoch."

3. Nachhaltigkeit

Ein Thema, das zunehmend an Bedeutung gewinnt und ebenfalls von KI-gestützten Prozessen profitieren kann.

4. Fachkräftemangel und Ausbildung

KI kann hier sowohl bei der Entlastung bestehender Teams als auch bei der Ausbildung neuer Mitarbeiter unterstützen.

Erschreckende Erkenntnis: Der E-Mail-Zeitfresser

Eine Prozessanalyse im Rahmen der Buchrecherche brachte überraschende Erkenntnisse: „Nicht die großen Themen sind die Zeitfresser, sondern eher die kleinen Reibungspunkte." Konkret: das Sortieren, Ablegen und Verarbeiten von E-Mails.

Die Zahlen sind ernüchternd: Bei etwa  70 bis 100 E-Mails pro Tag verbringt ein Verwalter im Schnitt zwei bis dreieinhalb Stunden täglich nur damit, E-Mails zu sichten, zu priorisieren und abzulegen. „Wenn man sich denkt, ein Arbeitstag hat acht Stunden – dann geht schon mal die Hälfte nur für administrative Alltäglichkeiten drauf", so Platteter.

Der wichtigste Rat: Klein anfangen

Für Hausverwaltungen, die in die KI-Welt einsteigen wollen, hat Platteter eine klare Empfehlung: „Klein anfangen." Viele Unternehmen machen den Fehler, zu groß zu denken und die gesamte Hausverwaltung revolutionieren zu wollen.

Ihr Ansatz: „Ich habe mir zehn Bereiche herausgesucht und schrittweise begonnen, das sauber abzulegen. Auch einen Datenverantwortlichen zu benennen ist extrem wichtig." Die gute Nachricht: KI wird immer mehr in den Hintergrund wandern und unsichtbar in bestehenden Systemen arbeiten. „Der Verwalter wird in seinem Ticketsystem, in seinem CRM-System arbeiten und das nicht einmal aktiv mitbekommen, dass da im Hintergrund die Künstliche Intelligenz läuft."

KI ersetzt nicht – sie entlastet

Ein wichtiger Punkt, den Platteter betont: „Die KI verändert schon das Berufsbild des Verwalters, aber sie ersetzt ihn nicht." Für alle, die Angst um ihren Job haben, hat sie eine beruhigende Botschaft: „Sie bewirkt, dass ich mehr Zeit habe, um bessere Qualität zu liefern."

Risiken kennen und managen

Das Buch behandelt auch kritische Aspekte wie Datenschutz, Halluzinationen und die EU-KI-Verordnung. Platteters Erklärung zum Thema Halluzinationen ist anschaulich: Die KI arbeitet mit vorhandenen Daten und kann zu 99 Prozent richtige Vorhersagen treffen. „Wenn man aber die KI bittet, außerhalb dieses Raums Vorhersagen zu treffen, ist sie im Extrapolationsraum – und dann halluziniert sie. Dann findet sie zwar eine Vorhersage, aber die ist zu 90,9 Prozent falsch."

Ihre Empfehlung: auf geprüfte Wissensdatenbanken zurückgreifen und den Menschen als Entscheidungsträger im Zentrum behalten. „Man darf eine KI nicht einfach wirken lassen."


Das Buch im Überblick

Titel

KI in der Immobilienverwaltung

Autorin

Christina Platteter, BA

Verlag

MANZ Verlag Wien

ISBN

978-3-214-26082-8

Umfang

130 Seiten

Preis

EUR 32,00

Erschienen

März 2025

Das Buch ist erhältlich im MANZ Verlag Shop, bei Amazon, Thalia und im gut sortierten Buchhandel.


Christina Platteter ist neben ihrer Tätigkeit bei der BIG auch als Dozentin bei der ARS Akademie Wien und ADI – Akademie der Immobilienwirtschaft tätig, wo sie Seminare zum Thema „KI in der Immobilienverwaltung" hält.

Transkript

0:10 Immobilienredaktion Office Talk, Folge 4, 26 und wir machen heute etwas, das haben wir noch nie gemacht, wir machen nämlich für euch einen Buchtipp, einen Buchtipp über ein Buch, wo es natürlich um Immobilien geht, es geht um KI-Einsatz in der Immobilienverwaltung, bei mir ist die Christina. Christina hallo. Hallo. Und danke, dass du dir die Zeit nimmst für unser Interview. Ich bedanke mich für die Zeit, du dir nimmst, für einen Buchtipp. Christina, du hast ein Buch geschrieben, vielleicht ganz kurz, wie heißt es und wo bekommt man Es? Also das Buch heißt Künstliche Intelligenz in der Immobilienverwaltung, man bekommt es vom Mannsverlag,

0:46 ist auch vom Mannsverlag mit mir in Zusammenarbeit entstanden, entweder online oder direkt vor Ort. Das Buch heißt KI in der Immobilienverwaltung, da muss ich natürlich als erstes fragen, wie viel hat die KI geschrieben? Die KI hat gar nichts geschrieben, also ich habe das wirklich in Eigenproduktion erstellt aus der Praxis mit vielen Praxisbeispielen, damit es eben kein trockener Leitfaden wird, sondern wirklich explizit für die Hausverwaltung, den Weg zu erleichtern. Wie ist es denn zu dem Buch gekommen? Bist du eines Tages einfach in der Früh aufgewacht und hast gesagt, KI-Buch, jetzt?

Vollständiges Transkript anzeigen

1:28 Das Buch, also Auslöser für mich, war wirklich die tägliche Realität in der Hausverwaltung, also immer mehr Masse, mehr Volumen, mehr Erwartungshaltung, mehr Dokumentation bei nicht gleichbleibenden Ressourcen. Das heißt dein Brotjob ist die Hausverwaltung, das was du täglich machst?. Du hast da wahrscheinlich in deiner täglichen Arbeit auch KI im Einsatz? Ja, also mich begleitet KI im beruflichen Aspekt, aber auch im privaten, also meine Leidenschaft ist Digitalisierung, Innovation, das heißt ich teste auch sehr viel,

2:08 ich habe hier auch einen Roboter mitgenommen, der kann Kunststücke, also der spricht jetzt nicht, also es ist kein Large-Language-Model im Hintergrund, sondern da geht es eher um die feinen Motorik und man glaubt gar nicht dass so ein Riesentrum auch einen Handstand machen kann. Ich habe aber auch gleichzeitig einen KI-Assistenten, der nennt sich Louis, der fährt richtig am Schreibtisch herum, der spricht mit mir, der plant meine Termine, also überall wo wirklich die Zeitfresser liegen in der Koordination von Terminen, E-Mail unterstützt er mich auch im Sortieren und Ablegen, also da gibt es schon ganz coole Dinge.

2:47 Für wen ist denn dein Buch gedacht? das nur die Hausverwalter oder spielst du da ein breiteres Spektrum An? Also grundsätzlich ist das Buch wirklich aus der Praxis entstanden für die Hausverwaltung, das heißt ich spreche damit nicht nur Entscheidungsträger an in der Hausverwaltung, sondern auch für Gestalter, die wirklich aktiv im System dazu beitragen können, aber gleichzeitig auch Führungskräfte, die KI eben jetzt nicht nur sehen, dass es ein Spielzeug ist, sondern wirklich für die Entlastung sorgen soll in der Hausverwaltung, aber auch für Teams, die vielleicht aus diesem Feuerwehrmodus ausbrechen möchten.

3:23 Also für alle, die sich weiterentwickeln wollen im Bereich Effizienz und Qualität, würde ich jetzt mal sagen, war da als die Krieremeister im Einsatz. Steht auch auf dem Bruchdeckel, magst uns den Slogan Verraten? Ja, also ohne Weiterentwicklung gibt es keinen Fortschritt, das hat mich schon all die Jahre geprägt und ich mache meinen Job mit Leidenschaft und habe auch ein Credo, Arbeitszeit ist Lebenszeit, man verbringt sehr viel Zeit in der Arbeit, deswegen möchte ich auch die Zeit sinnvoll und wirkungsvoll gestalten und dazu braucht es gute Systeme, es braucht gute Werkzeuge und künstliche Intelligenz kann

4:00 so ein Werkzeug sein, was die Hausverwaltung nachhaltig auch entlasten kann. Jetzt wird einem KI ja praktisch im täglichen Leben fast ständig irgendwo um den Kopf geschmissen und wir verwenden es und probieren es, ich glaube aber, dass viele einfach auch noch abschreckt, weil sie gar nicht wissen, wo sie anfangen sollen und du hast ja in deinem Buch vier Themenblöcke, kannst du uns kurz mal diesen Leitfaden den du im Buch beschreibst Erklären?, es gibt natürlich sehr viele Herausforderungen in der Hausverwaltung, ich habe mich aber auf die vier größten spezialisiert, wo einfach die beste und größte Hebelwirkung ist und das ist

4:43 zum einen mal der Kundenfokus, der Kundenservice, allein die Erwartungshaltung ist in den letzten Jahren vom Kunden enorm gestiegen, was meine ich damit, der Verwalter bekommt eine E-Mail vom Kunden und nicht, dass ich jetzt vielleicht einen Tag Zeit habe zu beantworten, der erwartet sich binnen kürzester Zeit 20 Minuten eine Rückmeldung. ist mal die erste große Herausforderung, das zweite ist die Informationsflut, also das mit Abstand ist eines der größten Leitthemen in der Verwaltung, es gibt unendlich viele Informationen, die zumeist auch unendlich schlecht verwaltet werden und verwertet werden und auch, was kombiniert wird,

5:21 die Suchzeiten die darf man nicht unterschätzen, die sind sehr, hoch und enorm, wir haben dann das Thema der Nachhaltigkeit und der Kostenoptimierung, auch da sind wir gefragt, unser Service besser anzubieten, nachhaltiger, optimierter anzubieten, also das geht in Richtung Betriebskosten, Bewirtschaftungskosten, wie kann ich das nachhaltiger und auch preiswerter gestalten und der vierte Bereich, vergisst man manchmal so ein bisschen, ist einfach der demografische Wandel, also wirklich, wenn sich da draußen in der Welt alles verändert, dann verändert sich ja auch automatisch das Berufsbild des Verwalters und nicht wird verändern,

6:01 sondern wir sind mittendrin in dieser Veränderung und da gilt es natürlich auch, dass man sich entsprechend adaptiert und anpasst. Sprichst du da auch vielleicht den demografischen Wandel beim Kunden an, dass die Verwalter vielleicht auch also die Kunden eines Verwalters, gleich auf der Webseite einen Chat finden, der mit Fragen sofort beantworten Kann? Ja, also vor dem warne ich immer, halbe Wissen, da ist natürlich der Verwalter sehr befragt und er braucht einfach kluge Systeme, es heißt jetzt nicht, dass man schneller arbeiten soll, sondern vielleicht klüger mit klügeren Systemen, die einen da auch wirklich unterstützen können.

6:40 Gibt dein Buch auch Ratschläge, wenn ich jetzt konkret anfangen will mit KI, wo ich hingehen soll, wo ich mich informieren soll vielleicht oder vielleicht sogar tatsächlich Produkte, Start-ups, Proptechs, findet Man da was? Ja, also ich habe in Zusammenarbeit mit anderen Partnern, auch allein durch meine Mitgliedschaften, gute Tipps und Tricks in das Buch verpackt, auch in Rücksprache natürlich und Genehmigungen, dass ich auch ihren Namen nennen darf, um einfach Schritt für Schritt zu beginnen. Ich muss aber da explizit darauf hinweisen, es ist nicht das eine Tool und das eine Tool verändert jetzt

7:19 meine kompletten Arbeitsabläufe, sondern es ist die gute Mischung, das heißt ich gehe im Buch nicht nur auf die künstliche Intelligenz ein, sondern auch wirklich was brauche ich an einer soliden Grundbasis, um damit überhaupt starten zu können. Also die KI ist kein Zauberstab und ich vergleiche es auch immer wie so einen Verstärker, das heißt wenn ich eine gute Grundbasis habe, dann verstärke ich auch das, das heißt ich bin effizienter in meinem Arbeitsalltag, wenn ich aber Chaos habe, dann verstärke ich natürlich auch dieses und deswegen, man wirklich damit anfangen möchte, ist es mal wichtig,

7:57 dass man eine saubere Datenbasis zum Beispiel hat, sprich einheitliche Benahmsalungen, einheitlichen Speicherort, dass man Prozesse hat, die auch wirklich funktionieren, also man ist da schon gefragt, sich selber zu hinterfragen, auch die Arbeitsabläufe, damit man diese Planen eben digitalisieren und automatisieren kann und das schreibe ich im Buch,. Das heißt die Prozessanalyse ist auch ein Teil deines Buches, weil ich muss mir ja auch vorher anschauen, das Arbeiten mit KI verändert ja mein Arbeiten allgemein. Ja, das ist richtig, ja, also ja, meine Prozessanalyse die zieht sich wie ein roter Faden

8:35 durch das gesamte Buch, ich habe mir die für mich persönlich größte Herausforderung rausgenommen und habe 2022 eine Selbstanalyse gestartet mit meinem Team zusammen, wo wir uns die Anliegenbearbeitung per Mail angeschaut haben, also sprich, wenn jetzt ein Kunde einen Wasserschaden meldet, wie viele Prozessschritte braucht das, wie lange ist die Bearbeitungszeit und habe das auch wirklich gemessen, wir sind da gekommen von den einzelnen Prozessschritten auf circa 30 bis 35 Minuten, wir sind dann weitergegangen und haben gemessen, wie viele E-Mails überhaupt ein Verwalter und ein Assistent

9:15 bekommt, das waren im Jahr 18.500 E-Mails, runtergebrochen, auf den Tag sind das zwischen 70 und 100 E-Mails, was jetzt in diesem Unternehmen eine Ressource im Verwaltungsbereich bekommen hat. Und meine größte Erkenntnis, mich wirklich selber positiv überrascht,, ist, dass nicht die großen Themen die Zeitfresser sind, sondern eher die kleinen Reibungspunkte und das war bei dieser Prozessanalyse phänomenal, nämlich das Sortieren, Ablegen, Verwerten von den E-Mails und ich frage dich da gerne, was glaubst du, wie lange zu dem Zeitpunkt,

9:56 wo ich das eben gemessen habe, wie lange da ein Verwalter gebraucht hat, seine E-Mails zu sichten, zu priorisieren und abzulegen am Tag an Zeit? Hast du jetzt gesagt 180 E-Mails? 100, zwischen 70 und 100. Dann gehen wir mal von zwei Minuten pro E-Mail aus, würde ich sagen, dann sind das 200 Minuten, also dreieinhalb Stunden in einer Tour. Du bist sehr gut, richtig. Also im Schnitt kann man sagen, dass eine Ressource damals zwischen zwei und dreieinhalb Stunden nur Zeit investiert hat, um seine E-Mails zu lesen, zu sichten, zu löschen, ganz schnell abzulegen, etc. Also das war eine große Erkenntnis,

10:35 weil wenn man sich denkt, ein Arbeitstag hat acht Stunden, ist das schon mal die Hälfte, die nur eigentlich für so administrative Alltagstäglichkeiten eben draufgeht, ja. Du hast das jetzt auch schon mehrfach angesprochen, wichtig ist, damit die KI gut funktioniert, dass sie eine gute Datenbasis hat. Jetzt gehen wir mal davon aus, mittlere Hausverwaltung, wird noch relativ viel auf Papier haben, vielleicht auch in Excel-Tabellen, auf welchen Aufwand muss ich mich denn da vorbereiten, wenn ich sage so, will jetzt First-Level-Service-KI Umstellen? Meine wichtigste Message ist und auch wie ich das für mich

11:15 in meinem Arbeitsalltag geschalte, ist klein anzufangen. Ich habe auch damals wie ich begonnen habe, mit künstlicher Intelligenz zu arbeiten, habe ich nicht gleich mit allen Dokumentationsanlagen begonnen, sondern ich habe mir zehn Bereiche rausgesucht, ob das jetzt ist, Wohnungseigentumsvertrag, wie auch immer und habe das begonnen, sauber abzulegen, auch einen Datenohner zu benennen, also Verantwortlichkeiten ist extrem wichtig und habe schrittweise begonnen. Viele beginnen sehr groß und wollen die gesamte Hausverwaltung damit revolutionieren, das ist es nicht.

11:56 Und auch erwartungsgemäß wird die künstliche Intelligenz immer und immer mehr in den Hintergrund wandern. Der Verwalter wird arbeiten in seinem Ticket-System, in seinem CRM-System und wird das nicht einmal aktiv mitbekommen, dass da im Hintergrund die künstliche Intelligenz läuft. Deswegen wirklich schrittweise mit einfachen Daten, die man vielleicht auch schon sauber parat hat, beginnen, das ist mein Ratschlag, meine Erkenntnis die ich mitgenommen habe. Er wird vielleicht irgendwann merken, um einen Bürgermeister zu zitieren, dass er Dienstagmittag schon fertig ist, weil die KI ihm so viel Arbeit hat.

12:32 Das sage ich auch immer ganz gern, die KI verändert schon das Berufsbild des Verwalters, aber sie ersetzt ihn nicht. Also ich sehe das so, die KI bewirkt eigentlich Entlastung im Arbeitsalltag und so sollte man das eigentlich auch implementieren und sehen. Und damit für alle, jetzt schreien, weil sie Angst um ihren Job haben, sie bewirkt damit, dass ich mehr Zeit habe, um bessere Qualität zu liefern Richtig Richtig. Ein Punkt, den du jetzt noch angesprochen hast, Datenwoheit, EU-AI-Act, das beschreibst du auch in deinem Buch, wie ich damit gut umgehe, wie ich sichere Systeme schaffe Wie ich einfach den Datenschutz entsprechend umsetzen

13:13 Kann. Also man spricht gerne von künstlicher Intelligenz mit diesen Science-Fiction-Ängsten, mit die KI wird irgendwann mal die ganze Welt übernehmen, das ist es nicht. Die Fallstricke in der künstlichen Intelligenz sind strukturiert, was meine ich damit? Man kann gut damit umgehen, ein Beispiel sind diese Halluzinationen was man kennt. Die KI befindet sich im Extrapolationsraum, das heißt, die arbeitet, man gibt der KI gewisse Daten zur Verfügung und aus diesen Daten kann sie ich sage zu 99% die richtige Vorhersage treffen. Wenn man aber die KI bittet,

13:54 außerhalb diesen Datenraum Vorhersagen zu treffen, dann ist sie im Extrapolationsraum und dann Halluziniert sie. Also dann findet sie zwar eine Vorhersage, aber die ist zu 99,9% falsch. Das heißt, ich empfehle da wirklich, dass man auf Wissens-Datenbanken und Quellen zurückgreift, die wirklich geprüft und abgenommen sind. Die gibt es am Markt auch teilweise zum Erwerben, das heißt, man kann da auch Vorsichtsmaßnahmen einbauen, man darf ja auch eine KI nicht einfach werken lassen, sondern da ist wieder der Mensch im Zentrum und der Entscheidungsträger von dem gesamten Werk, damit eben bei solchen Risiken dass man da gute Vorkehrungen

14:30 treffen kann. Wir sind durch mit unseren Fragen. Nochmal danke für deine Zeit und euch, danke fürs Zuschauen und falls ihr auch etwas geschrieben habt oder veröffentlicht habt, spannend ist für die Branche, schreibt mir am besten eine Direktnachricht auf LinkedIn. Ich komme auch zu euch ins Büro. Letzte Frage, wie viel hat das Interview gekostet? Null Euro. Genau, unsere Berichterstattung ist kostenlos. Wir wollen euch einfach gute Inhalte, spannende Themen bringen. Meldet euch bei mir.

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