Im Sommer führen urlaubsbedingte Abwesenheiten zu noch mehr leeren Schreibtischen in den heimischen Büros. „In den Sommermonaten werden nur rund 40 % der Arbeitsplätze genutzt, während die durchschnittliche Büroanwesenheit einer Vollzeitkraft bei 20 Wochenstunden liegt. Das führt zu ineffizienter Raumnutzung und stellt Unternehmen vor die Herausforderung steigender Betriebskosten – ein rasches Umdenken ist gefordert. Da 95 % aller Arbeitnehmer:innen zukünftig hybrid arbeiten wollen, ist die Leerstandproblematik der Büros nicht nur eine temporäre“, betont Oliver Bertram, CEO von teamgnesda.

Die richtigen Leute an den richtigen Platz setzen: Effiziente Raumnutzung und effiziente Teams

Bereits 66 % der Unternehmen nutzen ein Raumbuchungstool, wobei diese vorwiegend nach dem starren „First-Come-First-Serve“-Prinzip arbeiten. Durch unzureichende Koordination bleiben jedoch viele Potenziale ungenutzt. Deskpilot hat gemeinsam mit dem Kooperationspartner teamgnesda, dem führenden Beratungsunternehmen für Bürokonzepte, ein intelligentes (KI-)Raumbuchungstool entwickelt, das nicht nur eine effiziente Steuerung der Büroflächen ermöglicht, sondern gleichzeitig Raum für effiziente Teamarbeit am Arbeitsplatz schafft. 

Unter dem Motto „Daten statt Raten“ ermöglicht Deskpilot als bislang einziges Tool durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz, Feedback-Loops und datenbasierter Analyse eine optimale Nutzung der vorhandenen Ressourcen. Durch das Tool können Unternehmen den Energieverbrauch deutlich senken, indem sie die Kühlung, Heizung, Reinigung und Beleuchtung auf tatsächlich genutzte Flächen beschränken. Dies trägt zur Kostenreduktion von mindestens 30 % und zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks bei.
Deskpilot revolutioniert:

• Architektonische Parameter: „Deskpilot nutzt umfangreiche Daten über das Gebäude, die Teamstrukturen und persönliche Präferenzen und ermittelt dann die optimale Belegung der Mitarbeiter:innen für den jeweiligen Arbeitstag. Faktoren wie Lichtverhältnisse, Sichtverbindungen und Geräuschpegel werden dabei berücksichtigt. Das ermöglicht eine objektive und faire Arbeitsplatzzuteilung aller Mitarbeitenden“, erklärt Josip Bajcer, Geschäftsführer von Deskpilot. Präferenzen wie Fensterplätze, Sichtverhältnisse oder Distanzen zu anderen Räumen können ebenfalls integriert werden.
• Soziale Komponenten: „Ineffiziente Räume führen zu ineffizienten Teams und verhindert ein erfolgreiches Arbeiten miteinander“, sagt Andreas Gnesda, CEO und Gründer von teamgnesda. Das Tool erfasst auch soziale Komponenten und Teamstrukturen, um Arbeitsplätze optimal zu verteilen, die Zusammenarbeit zwischen Kolleg:innen projektübergreifend zu fördern und stellt sicher, dass die richtigen Leute an den richtigen Plätzen sitzen. „Das unterstützt das Teambuilding und fördert die Kommunikation zwischen Abteilungen, indem die Sitzordnung nach sozialen und arbeitsbezogenen Präferenzen organisiert wird. Das adaptive Modell fördert den Austausch zwischen den Mitarbeitenden und verhindert, dass sich jemand in einem leeren Bürogebäude isoliert fühlt“, so Gnesda weiter.
• Nachhaltigkeit und Kosteneffizienz: Durch die auslastungsbedingte Steuerung der Gebäudebelegung und gezielte Nutzung der Büroflächen stellt Deskpilot sicher, dass nur tatsächlich benötigte Räume gebucht werden und trägt so zur Reduktion des ökologischen Fußabdrucks bei und spart Unternehmen erhebliche Kosten. „Die flexible Abschaltung von Belüftungs-, Heizungs- oder Klimaanlagen in wenig genutzten Stockwerken bringt Unternehmen eine Kostenersparnis von mindestens 30 %. Auch das Reinigungspersonal kann effizienter eingesetzt werden, da nur tatsächlich belegte Bereiche gereinigt werden müssen“, zählt Bertram einen weiteren Vorteil auf.

Intelligente Buchungssysteme: Deskpilot erleichtert die Rückkehr ins Büro

Deskpilot funktioniert ohne App, sondern lediglich via E-Mail und passt sich dynamisch an Veränderungen wie Urlaubszeiten oder Krankenstände an. „Insgesamt stellen intelligente Buchungssysteme eine wertvolle Ergänzung zu bestehenden Workplace-Sharing-Modellen dar, erhöhen die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und schaffen neue Anreize für die Rückkehr ins Büro“, schließt Andreas Gnesda ab.