teamgnesda, führender Berater für moderne Arbeitswelten in Österreich, präsentiert den Office Report 2025 – die bislang umfassendste Erhebung ihrer Art im DACH-Raum. Gemeinsam mit pro m2 und Vitra ist eine Studie entstanden, die es in dieser Form noch nicht gegeben hat. Zwischen März und Mai 2025 wurden dafür Daten von 201.000 Mitarbeitenden, 156.000 Arbeitsplätzen und rund 4,32 Millionen Quadratmetern Bürofläche erhoben – das entspricht knapp über 50% der professionell genützten Bürofläche in Wien.

Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick: 

·      Eine neu entwickelter NEW WORK SCORE zeigt: Neues Arbeiten wirkt

·      Die Rückkehrpflicht ins Büro ist ein Mythos – hybride Arbeit ist und bleibt Realität

·      Ein Drittel der Schreibtische sind überflüssig

·      28,4 % der Bürofläche könnte eingespart werden – das entspricht mehr als Mariahilf und Neubau zusammen

·      Nur maximal 68% der Mitarbeiter kommen täglich ins Büro 

Der Office Report 2025 ist zum fünften Mal in Folge eine Grundlage für die Diskussion darüber, wie Arbeitsräume heute zunehmend Kultur und Strategie von Unternehmen widerspiegeln. Unter dem Strich lässt sich sagen: Unternehmen sitzen auf nicht genutzten Flächen, die Büroauslastung liegt weit unter dem Vorkrisenniveau – und gleichzeitig wächst das Bedürfnis nach Flexibilität, Agilität und sinnstiftender Arbeitsplatzgestaltung.

Rückkehrpflicht bleibt ein Mythos – ein drittel der Schreibitsche ist überflüssig 

Entgegen öffentlicher Debatten zeigt die Analyse: 96 % der Unternehmen und 99,4 % der Mitarbeitenden in Österreich haben Zugang zu Homeoffice – durchschnittlich 2,4 Tage pro Woche. Die durchschnittliche Präsenz der Mitarbeitenden liegt bei nur 52 %. „Die sogenannte Rückkehrpflicht bleibt ein Mythos. Wir wollen, dass Mitarbeitende wieder ins Büro kommen – doch viele vergessen, warum sie überhaupt dort sein sollten. Es fehlt oft das gemeinsame Warum. Homeoffice, hybride Arbeit und Sharing-Modelle sind längst kein Trend mehr. Sie sind gelebte Praxis – und machen klar, wie viel Bürofläche heute ineffizient genutzt wird.“, erklärt Andreas Gnesda, Gründer von teamgnesda.

Der Office Report 2025 zeigt, dass selbst am stärksten frequentierten Tag (Dienstag) nur maximal 68 % der Beschäftigten im Büro sind. Freitags sinkt dieser Wert auf durchschnittlich 29 %. Die Zahlen zeigen, dass ein Sharing Faktor von 0,68 problemlos möglich wäre – entsprechend der maximalen Anwesenheit der Mitarbeitenden im Büro. Eine Reduktion, die faktisch ohne Einschränkungen im Arbeitsalltag sofort umsetzbar wäre. Provokant formuliert: Rund ein Drittel aller Schreibtische in Wiens Büros werden nicht gebraucht.

Reduktion von 5,5 m2 pro Arbeitsplatz könnte 126. Mio. m2 Bürofläche einsparen

Die tatsächlich gemietete Fläche pro Mitarbeitenden liegt aktuell mit durchschnittlich 19,5 Quadratmetern pro Kopf auf hohem Niveau - im Jahr 2022 waren es noch 18,3 Quadratmeter. Der Report zeigt: Ein Benchmark von 14 m² ist mit durchdachten Konzepten problemlos erreichbar – im Vergleich zum Durchschnitt ein Reduktionspotential von 5,5 m² pro Person.

Doch weniger Fläche bedeutet nicht nur weniger Raum, sondern auch weniger Energieverbrauch, Wartung, Betriebskosten und Ressourcenbindung an Immobilien – zentrale Faktoren für die Nachhaltigkeit von Büroimmobilien. Auch Probleme, ausgelöst durch die geringe Neuschaffung von Büroimmobilien wären hiermit lösbar. Die Veranschaulichung der möglichen Einspareffekte ist beeindruckend: Laut dem IW Köln auf Basis von DENA-Zahlen verbrauchen Büroimmobilien in Deutschland jährlich rund 65 Terawattstunden Energie. Eine Reduktion um 30 Prozent entspräche 20 Terawattstunden – das entspricht der Jahresleistung von zwei Kernkraftwerken mit je 1,3 Gigawatt. Rechnet man dieses Potenzial auf Wien herunter, wo rund 11 Millionen Quadratmeter Bürofläche bestehen, entspräche eine Flächenreduktion von 28,4 Prozent einer Einsparung von rund 3,3 Millionen Quadratmetern. Das wäre, als könnte man den gesamten Central Park inmitten Wiens schaffen – oder flächenmäßig mehr als der 6. Und 7. Bezirk zusammen freispielen. 

„In vielen Unternehmen arbeiten weniger Menschen – aber Flächen blieben gleich. Diese Ineffizienz ist nicht nur teuer, sondern auch ökologisch unverantwortlich“, betont Oliver Bertram, Geschäftsführer von teamgnesda.

New Work Score belegt: New Work wirkt.

Erstmals wurde dieses Jahr für den Office Report auch der New Work Score (NWS) erhoben – eine der großen Neuerungen des diesjährigen Office Reports. Der NWS ist ein Index, der die Reife moderner Arbeitswelten messbar macht und ermöglicht es, valide Aussagen darüber zu treffen, wie stark New Work in einer Organisation tatsächlich gelebt wird. „Für manche ist New Work eine Haltung, für andere ein Kulturprojekt oder eine Frage der Infrastruktur. Mit dem New Work Score wollen wir erstmals ein Raster schaffen, das nicht vereinheitlicht, aber vergleichbar macht – und die vielfältigen Facetten von New Work objektiv einordnet“, erklärt Oliver Bertram, CEO von teamgnesda.

Der Score bildet dabei nicht nur die Nutzung der Arbeitsumgebung ab, sondern integriert eine Vielzahl an Dimensionen: Flexibilität von Arbeitszeitmodellen, Remote-Möglichkeiten und Homeoffice-Regelungen, tätigkeitsbasiertes Arbeiten, Sharing-Konzepte und -Raten, Flächenbedarf pro Mitarbeitenden, subjektives Erleben des Personals und die Führungskompetenz im Zusammenhang mit New Work.  „New Work ist kein Möbelkonzept, sondern ein kulturelles Entwicklungsprojekt mit strategischer Relevanz für alle Unternehmen.“ Andreas Gnesda

Die Auswertung des NWS in Korrelation mit anderen Antworten der Befragten zeigt: Unternehmen mit hohem NWS sind agiler, produktiver, technologieoffener, flächeneffizienter und kulturell stärker verbunden. Ihr Flächenverbrauch liegt bei durchschnittlich 12,5 m² pro Mitarbeitenden – bei den effizientesten sogar unter 10 m². Unternehmen mit niedrigem NWS verbrauchen bis zu 54 % mehr Fläche. „Der New Work Score liefert nicht nur eine Bestandsaufnahme, sondern einen echten Kompass für die Gestaltung zukunftsfähiger Arbeitswelten“, so Oliver Bertram abschließend. 

Best Practices zeigen, wie es geht. Die ERGO-Versicherung in Wien konnte Flächen hochqualitativ erneuern und dabei mehr Gemeinsamkeit schaffen. Vormals in separaten Immobilien untergebrachte Mitarbeitende sind jetzt auf den selben Flächen, eine Reduktion – bei gleichzeitig steigender Zufriedenheit. Das Beispiel belegt: Eine Einführung von New Work ist einerseits eine Verbesserung der Arbeitswelten und gleichzeitig ein Business Case, der bei weniger Fläche, mehr Effizienz, weniger Kosten und mehr Nachhaltigkeit in höherer Akzeptanz und Präsenz der Mitarbeitenden resultiert.