Die Bemühungen der Unternehmen, ihre Mitarbeiter im vergangenen Jahr wieder ins Büro zu bringen, waren sehr erfolgreich. Das ist das Ergebnis der Studie „2024 European Office Occupier Survey“, im Rahmen derer 120 Unternehmen in Europa zu Themen rund um die Zukunft der Arbeit befragt wurden. Durchgeführt wurde sie von dem internationalen Immobiliendienstleister CBRE. 

Der Studie zufolge ist die durchschnittliche Gebäudeauslastung von 48 % im Jahr 2023 auf zuletzt 61 % gestiegen. Nur ein Drittel der Unternehmen meldet eine Auslastung von 40 % oder weniger. Im vergangenen Jahr haben das noch fast die Hälfte aller Befragten angegeben. Die größten Unternehmen (5.000 Beschäftigte oder mehr) sind erfolgreicher dabei, ihre Mitarbeiter wieder in die Büros zu bringen: Annähernd zwei Drittel dieser Gruppe melden eine Auslastung von 41 % oder mehr. Der Anteil der Mitarbeiter, die an drei oder mehr Tagen pro Woche ins Büro gehen, ist von 37 % im Jahr 2023 auf 43 % gestiegen. 

Obwohl die Auslastung bei kleinen Unternehmen insgesamt niedriger ist, ist in dieser Gruppe eine höhere Frequenz der Anwesenheit festzustellen. Den Ergebnissen zufolge haben Firmen mit weniger als 5.000 Beschäftigten einen Anstieg von 18 % in der Gruppe der vier- bis fünftägigen Besuche zu verzeichnen. Bei Unternehmen mit weniger als 1.000 Beschäftigten ist dies sogar noch ausgeprägter, da 31 % dieser Gruppe eine Anwesenheit ihrer Mitarbeiter von vier bis fünf Tagen erreichen. 

Parallel zu den steigenden Auslastungsquoten nimmt auch die Implementierung interner Vorschriften weiter zu. Die CBRE-Studie ergab, dass mehr als drei Viertel (76 %) der Unternehmen über eine Form von Anwesenheitsrichtlinien verfügen, obwohl nur 40 % angaben, dass diese Richtlinien verbindlich sind. Weitere 17 % der Befragten gaben an, dass die Entscheidungen über die Anwesenheit im Büro von den einzelnen Teams getroffen werden. Das deutet auf fehlende einheitliche Ansätze für die Überwachung und Durchsetzung von Vorschriften.

Richard Holberton, Leiter der europäischen Büroforschung von CBRE: „Die Büros kommen wieder in Schwung. Während viele das derzeitige Niveau der Auslastung als stabil ansehen, erwarten 30 % der Unternehmen einen weiteren Anstieg. Die allgemeine Akzeptanz des hybriden Arbeitens ist weit verbreitet, aber die Herausforderung besteht weiterhin darin, die Erwartungen der Arbeitgeber mit denen ihrer Arbeitnehmer langfristig in Einklang zu bringen.“

Trotz der höheren Dynamik und der gestiegenen Büroanwesenheit wird eine weitere Konsolidierung erwartet. Etwas mehr als die Hälfte (57 %) der Unternehmen plant, die Größe ihres Portfolios in den nächsten drei Jahren zu verringern, was wahrscheinlich darauf zurückzuführen ist, dass größere Unternehmen überschüssige Flächen besitzen und die Immobilienkosten senken müssen. 

Dennoch ist die Portfoliokonsolidierung kein allgemeiner Trend. Denn zahlreiche Unternehmen (17 %) planen die Beibehaltung ihrer derzeitigen Portfoliogröße, und laut der CBRE-Studie gaben sogar weitere 24 % an, expandieren zu wollen, wobei fast drei Viertel (74 %) dieser Gruppe das erwartete Geschäftswachstum als Hauptgrund anführen. 

Die meisten derjenigen, die ihre Fläche verkleinern wollen, planen dies, indem sie Mietverträge auslaufen lassen. Allerdings gaben 58 % der Befragten an, dass sie wahrscheinlich bestehende Mietverträge verlängern, wenn diese weiterhin zweckmäßig sind. Vermieter wären auch zunehmend bereit zu verhandeln und mehr Flexibilität anzubieten.

„Vermieter haben in den letzten Jahren festgestellt, dass die Nutzer eine bessere Qualität der Büros fordern und erwarten. Bestehende Flächen können genauso begehrenswert und effizient sein, wie ein neu entwickeltes Büro“, sagte Anna Esteban, Leiterin der Beratungs- und Transaktionsdienste von CBRE für Europa. “Für welchen Ansatz sich die Nutzer auch entscheiden, das Büro kann als Marken-Showroom, als „Waffe“ im Kampf um Talente, als Werkzeug zur Optimierung der Produktivität und als Plattform zur Stärkung von Kultur und Zusammenarbeit dienen.“