Wie kam es zur Idee, die Immobilienverwaltung komplett neu zu denken statt nur zu digitalisieren?
Johannes Reichel: Das hat mit unserer persönlichen Perspektive zu tun. Wir vereinen in unserem Gründerteam die Blickwinkel von MieterInnen und VermieterInnen und kennen dadurch beide Seiten aus eigener Erfahrung. So haben wir nicht nur bestehende Verwaltungsstrukturen betrachtet, sondern uns zuerst gefragt, wo im Alltag tatsächlich Probleme bestehen. Unser Ansatz war von Beginn an, diese möglichst unabhängig von gewachsenen Strukturen neu zu denken und zu prüfen, wie sie sich mit den heutigen technologischen Möglichkeiten effizienter und einfacher lösen lassen.
Edwin Schneider: Wir sind alle sehr technologieaffin und haben uns überlegt, wie man die Themen neu denken kann und haben uns mit unseren Lösungen auf die Probleme der VermieterInnen und MieterInnen konzentriert.
Das Neudenken der Prozesse ist kein Selbstzweck, sondern eine Notwendigkeit, da die bestehenden Prozesse vielfach noch dem Stand von vor 20 Jahren entsprechen.
Flatwise basiert auf KI.
JR: KI ist allgegenwärtig. Für uns war aber von Anfang an wichtig, sie nicht um ihrer selbst willen einzusetzen, sondern nur dort, wo sie tatsächlich einen Mehrwert schafft.
ES: Gleichzeitig ist jetzt erstmal der Zeitpunkt gekommen, an dem man ein solches System von Grund auf mit KI denken und entwickeln kann, KI-nativ also.
Was war die größte Herausforderung bei der Entwicklung einer KI-nativen Software?
JR: Unser Grundgedanke war, eine Lösung zu entwickeln, die keine Insellösung ist, sondern alle Prozesse für MieterInnen und VermieterInnen bestmöglich abbildet – ein All-in-one-Lösungsansatz.
ES: Die Herausforderung war: Wo fängt man an und wo hört man auf? Da uns auch nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen, haben wir das System von der ersten Stunde an gemeinsam mit NutzerInnen entwickelt. Durch das Feedback dieser NutzerInnen haben wir ein gutes Verständnis für deren Probleme gewonnen, und so wussten wir, wo wir anfangen konnten. Diese Anfangsphase war extrem herausfordernd.
Was unterscheidet Flatwise von anderen Verwaltungssoftwares?
JR: Die größte Differenz zu bestehenden Softwares sehen wir darin, dass viele Produkte die bestehenden analogen Prozesse einfach nur am Bildschirm abbilden. Unser Ziel ist es, dass die Verwaltung künftig komplett von selbst abgewickelt wird. Dieser autonome Charakter ist das Neue – und damit wollen wir erreichen, dass sowohl die MieterInnen als auch die VermieterInnen Zeit, Nerven und vor allem auch Verwaltungskosten sparen. Wir wollen das Wohnen somit langfristig besser machen.
ES: Flatwise ist also nicht nur eine weitere Software, die zu bestehenden Prozessen hinzukommt und wieder das Gleiche macht, sondern beruht auf einem radikalen Gedanken: Wir stellen die Probleme der NutzerInnen ins Zentrum und bauen alle Prozesse danach aus – anstatt uns nur daran zu orientieren, wie Hausverwaltung heute schon strukturell funktioniert.
Ihr sprecht immer von VermieterInnen UND MieterInnen.
JR: Es ist ein zentraler Ansatz, dass wir schon bald auch die MieterInnen mit einer Lösung bedienen, damit das Miteinander zwischen VermieterInnen und MieterInnen besser wird.
Wie kann man sich als Eigentümer die Verwaltung mit Flatwise vorstellen?
JR: Grundsätzlich geht es darum, ein digitales Abbild der Immobilie zu erstellen, damit EigentümerInnen jederzeit den vollen Überblick haben. Wir bilden dabei nicht nur oberflächliche Gebäudedaten ab, sondern auch technische Anlagen wie Heizungen, Stromversorgung oder PV-Anlagen – also die Gesamtheit der Liegenschaft. Nur mit dieser vollständigen Datenbasis kann das System die Informationen anschließend sinnvoll für VermieterInnen aufbereiten und weiterverarbeiten.
ES: Flatwise kann man gerade in der WEG-Verwaltung als Zusatzprodukt zu einer bestehenden Hausverwaltung verwenden, weil Hausverwaltungen in der Regel nicht alle administrativen Aufgaben abdecken, die man als EigentümerIn hat – zum Beispiel die Erfassung aller Daten für die eigene Steuererklärung. Genau diese Lücken, die am Ende auftauchen, wollen wir mit Flatwise abdecken.
Der zweite Fall ist, dass man ein Zinshaus oder mehrere Anlegerwohnungen bislang selbst verwaltet hat und diese Verwaltung mit Flatwise auf ein neues Level heben möchte. Damit wird die Hausverwaltung also nicht umgangen, sondern Flatwise schafft für EigentümerInnen zusätzlichen Mehrwert.
Unser Anspruch ist es, das einzige Produkt anzubieten, das VermieterInnen brauchen, um ihre Immobilie verwalten zu können.
Ist Flatwise auch für Hausverwaltungen nutzbar?
ES: Ja. Wir erarbeiten aktuell die ersten Pilotprojekte mit Großkunden, damit auch große Verwalter die Software in Zukunft perfekt nutzen können. Das ist unser nächster Ausbauschritt.
Die Komplexität ist bei dieser Nutzergruppe weitaus höher. Auf funktionaler Ebene ist es noch ein Mehraufwand, das zu entwickeln – aber wir arbeiten intensiv daran.
Wie sieht die Nutzung von Flatwise in der Praxis aus?
ES: Das geschieht im Wesentlichen in drei Schritten. Zunächst wird die Immobilie mit allen relevanten Daten digital erfasst und strukturiert. Darauf aufbauend lassen sich wiederkehrende Verwaltungsprozesse wie Mietanpassungen, Mieteingangskontrollen oder Betriebskostenabrechnungen zunehmend automatisieren. Im dritten Schritt werden die vorhandenen Daten ausgewertet und zu aussagekräftigen Analysen und Finanzberichten aufbereitet, etwa als Grundlage für die Steuerberatung, Bankgespräche oder unternehmerische Entscheidungen.
Wie viele Wohnungen werden derzeit von Flatwise verwaltet?
ES: Rund 3.000 Wohnungen werden derzeit mit Flatwise verwaltet. Unsere NutzerInnen haben dabei sehr unterschiedliche Portfolios: Das reicht von einzelnen Anlegerwohnungen über klassische Zinshäuser verschiedener Größe bis hin zu gemischten Beständen. Auch Ein- und Zweifamilienhäuser, Garagenparks und einzelne Stellplätze werden mit Flatwise verwaltet.
JR: Am Anfang war es wichtig, eine gute Durchmischung zu haben – nicht nur, was die Immobilien betrifft, sondern auch bei den NutzerInnen, also jüngere und ältere Menschen, da es hier auch unterschiedliche Ansprüche und unterschiedliches technisches Verständnis gibt. So können wir uns am besten weiterentwickeln. Die Nutzung durch jüngere und ältere Menschen ist ein großes Thema.
Inwiefern?
JR: Wir erleben derzeit einen Generationenwechsel. Ältere Menschen wollen ihre Immobilien an die nächste Generation weitergeben. Damit kommen junge Menschen mit Immobilien in Kontakt, kennen sich mit diesen aber oft nicht aus – mit der Bedienung von Plattformen aber schon.
Mit Flatwise bieten wir die Möglichkeit, diese Vermögenswerte so zu übergeben, dass alles geregelt ist und automatisch weiterläuft. Wenn die Übergabe über mehrere Jahre erfolgt, können beide Generationen das Portfolio gemeinsam verwalten – die Jüngeren können sich Schritt für Schritt in das System einfinden, während die ältere Generation noch in der Verwaltung mitwirkt.
ES: Wir sehen Flatwise nicht als kurzfristiges Produkt, sondern als Begleitung über viele Jahre.
Wie sieht eure Vision von Flatwise für die Zukunft aus?
JR: Unser Ziel ist es, Flatwise zu einem digitalen Ökosystem rund um die Immobilie weiterzuentwickeln. Neben VermieterInnen und MieterInnen sind daran zahlreiche weitere Akteure beteiligt, vom Handwerksbetrieb über Versicherungsmakler bis hin zu Steuerberatern und Rechtsanwälten. Viele Informationen, Dokumente und Prozesse überschneiden sich, und genau diese Schnittstellen wollen wir digitalisieren und die Beteiligten dort miteinander verbinden, wo es einen Mehrwert schafft.
ES: Unsere Vision ist es, Wohnen für alle Beteiligten einfacher, effizienter und letztendlich besser zu machen.
JR: Wenn wir uns in Österreich eine gute Basis geschaffen haben, wollen wir auch in anderen Ländern aktiv werden. Zunächst planen wir, das Produkt auf den deutschsprachigen Raum auszuweiten. Deutschland ist naheliegend, da die Probleme dort gleich sind wie in Österreich. Für die kommenden Jahre sehen wir darin sehr viel Potenzial.