„Wir sagen: Beim Reden kommen d'Leut zam. Dafür muss man sie aber erst mal an denselben Ort bringen", sagt Josip Bajcer, Mitgründer der Wiener Deskpilot GmbH. „Büros wären dafür eigentlich perfekt, doch die hybride Arbeitsweise erschwert die persönliche Kommunikation."
Der Satz ist zugleich Credo und Geschäftsmodell. Deskpilot will Desk Sharing nicht dem Zufall und der Uhrzeit überlassen, sondern einem Algorithmus. Der Ort war mit Bedacht gewählt: der Wintergarten des Erste Campus, Hauptsitz der Erste Group, statt Bühne eine Sitzgruppe im Wohnzimmerformat und rundherum der Blick über Wien. Das Kundenhaus als Kulisse.
Die Software bucht, nicht der Mensch
Deskpilot OS sei „quasi eine Art Buchungstool", heißt es bei Deskpilot. Nur buche nicht der Mitarbeitende, sondern die Software für ihn. Gebucht werden nur Arbeitsplätze, „das heißt ein Standard-Schreibtisch". Die automatische Arbeitsplatzzuteilung setzt Teams zusammen, die miteinander arbeiten, und trennt Arbeitsweisen, die sich nicht vertragen. Vieltelefonierer neben jemandem, der sich konzentrieren möchte – „das funktioniert halt historisch gesehen nicht". Auch die Nähe zu Zonen, die jemand braucht, fließt in die Zuteilung ein.
Die Zielgruppe sind große Unternehmen, die Desk Sharing schon haben oder umstellen wollen. „So ab 100 Mitarbeitenden macht es Sinn", heißt es bei Deskpilot. Buchungen durch Externe bietet die Software nicht an: „Das ist wirklich für Teams."
Rückkehr ins Büro – aber wozu?
Die Stoßrichtung ist eindeutig. „Wir wollen, dass die Leute wieder mehr ins Büro kommen. Ganz klar." Man komme ja nicht nur ins Büro, um einen Arbeitsplatz zu finden, sondern vor allem, um sich mit KollegInnen auszutauschen. Diese soziale Funktion wolle man in den Vordergrund rücken.
Die Unterauslastung ist belegt. Laut Office Report 2026/27 von teamgnesda und Bertram ZT sind die Büros der 164 teilnehmenden Organisationen im deutschsprachigen Raum im Schnitt zu 62 Prozent belegt, am schwächsten Wochentag nur zu 34 Prozent. Anders gesagt: Mehr als jeder dritte Schreibtisch bleibt leer, am schwächsten Wochentag sind es zwei von dreien. Mit mehr Fläche ist dagegen nichts zu machen. Es kommt auf die bessere Belegung an.
Das Wohnzimmer zieht ins Büro
Dazu passt ein Trend, der auf der ORGATEC 2026 in Köln kaum zu übersehen war. Schreibtische waren dort kaum zu sehen, gezeigt wurde vor allem Wohnliches: Sofas, Polsterlandschaften, warme Farben. Wer aber das Sofa ins Büro stellt, muss noch lange nicht wissen, wer darauf sitzen soll.
Für Martin Ruppe, Vizepräsident der IFMA Austria und Executive Director der Workplace Evolutionaries der IFMA, ist die Bandbreite kein Problem. Ruppe hat Deskpilot nach eigenen Angaben unterstützt und war früher selbst bei der Erste Bank im Facility Management tätig. „Keiner dieser Ansätze ist falsch. Wichtig ist, dass er zu der jeweiligen Organisation, zu den Unternehmenszielen und auch zur Kultur des Unternehmens passt." Man brauche einen Grund, warum die Leute ins Büro zurückkommen. Da seien der Bürostuhl und der klassische Tisch „nicht das Element, sondern ich muss diese Kommunikationsflächen schaffen". Also das, was man zu Hause nicht kann.
Workplace Management als lernendes System
Am Ansatz von Deskpilot interessiert Ruppe vor allem, dass die Optimierung einem System überlassen wird und nicht vielen Einzelentscheidungen. Ruppe beschreibt es als lernendes System: Es bekommt vorgegeben, wie die Organisation arbeiten und ihre Kultur sich entwickeln soll, und die NutzerInnen geben Feedback. Damit lasse sich die Verteilung der Arbeitsplätze „sogar demokratisieren", denn „es gibt ja dann ein Regelwerk dahinter". Heißt im Alltag: Wer früher kommt, sitzt nicht mehr automatisch am Fenster.
Ein Jahr Desk Sharing am Erste Campus
Hauptgast des Abends war Christian Eckhardt von der OM Objektmanagement GmbH. Die Facility-Management-Tochter der Erste Group verantwortet den Betrieb des Erste Campus. Laut Deskpilot war Eckhardt schon dabei, als der Campus noch eine Idee war. Im Fireside Chat stellte er laut Aussendung die Unternehmenskultur als Erfolgsfaktor in den Mittelpunkt. Wenn Tausende Mitarbeitende von verschiedenen Standorten an einen Ort übersiedeln, müsse man Lösungen gemeinsam mit den Teams erarbeiten. Sein Rat an alle, die räumliche Veränderungen planen: die Ängste der KollegInnen ernst nehmen, denn sie erkennen Probleme früh.
Bemerkenswert ist das Ausmaß des Einsatzes. Laut Aussendung koordiniert Deskpilot OS seit einem Jahr „einige Abteilungen" am Campus. Ein Teilbetrieb also, kein Vollausbau. Für ein Wiener Unternehmen, das 2022 gegründet wurde, ist es dennoch eine Referenz mit Gewicht.
Probe aufs Exempel
Den Praxistest machten die Gäste selbst. Deskpilot setzte sie nach Rolle und aktueller Herausforderung an Thementische. Dort begleiteten vier Flying Experts – Christiana Neuwirth, Martin Ruppe, Marion Eppinger und Emanuel Jochum-Zehetner – die Gespräche zu Unternehmenskultur, Transformation, Facility Management und Experience Design. Ihr Fazit: Bei komplexen Veränderungsprojekten helfen Offenheit und eine positive Fehlerkultur. Die Runde war bewusst klein gehalten. Je mehr Leute im Raum sind, desto schwieriger wird es, die richtigen zusammenzubringen. Das gilt am Event wie im Großraumbüro.
Ruppe hat Deskpilot nach eigenen Worten auch dabei unterstützt, das Produkt über die IFMA international bekannter zu machen, „weil wir auch in Europa gute Lösungen haben. Und da müssen wir uns nicht davor verstecken, diese auch international herzuzeigen."
Romina Kaus, seit April 2026 Geschäftsführerin von Deskpilot, führte durch den Abend. In der Aussendung zieht sie Bilanz: „Gute Ideen entstehen, wenn sich unterschiedliche Menschen treffen. Unternehmen müssen Zusammenarbeit daher besser koordinieren, um das Potenzial ihrer Büroräume zu erschließen."
Gerhard Popp, Redakteur · immobilien-redaktion.com (Herausgeber: Walter Senk)