Das papierlose Büro hat eine erstaunlich lange Geschichte. Sie beginnt nicht mit der Cloud, nicht mit digitalen Signaturen und auch nicht mit modernen PropTech-Plattformen. Sie beginnt in einer Zeit, in der Büros noch nach Druckerfarbe rochen und der wichtigste Speicherort eines Unternehmens ein Aktenschrank war.
In den 1970er-Jahren wagte der Xerox-Forscher George Pake eine Prognose, die heute fast legendär wirkt: Bald werde es Büros geben, in denen Papier kaum noch eine Rolle spiele. Computer würden Dokumente speichern, weitergeben und archivieren. Eine kühne Idee – vor allem aus heutiger Sicht, denn die folgenden Jahrzehnte entwickelten sich zunächst in die exakt entgegengesetzte Richtung.
Je mehr Computer in die Büros einzogen, desto mehr wurde gedruckt.
Besonders deutlich war das in der Immobilienwirtschaft zu beobachten. Kaum eine Branche hat ein derart inniges Verhältnis zum Papier entwickelt. Immobilien leben von Dokumenten: Mietverträge, Grundrisse, Baupläne, Abrechnungen, Beschlussprotokolle, Teilungserklärungen. Jede Immobilie bringt im Laufe ihres Lebens eine kleine Bibliothek hervor. Wer früher eine Hausverwaltung betrat, sah deshalb oft keine Büros, sondern Archive. Reihen von Aktenschränken, Ordnern und Kartons, die wie eine physische Chronik der Gebäude wirkten.
Der wirkliche Wandel begann erst, als sich die Perspektive auf Immobilien selbst veränderte. Gebäude wurden zunehmend nicht mehr nur als physische Objekte verstanden, sondern auch als Datenräume. Pläne, Wartungsinformationen, Energiekennzahlen, Mietverhältnisse, Eigentümerstrukturen – all diese Informationen wurden plötzlich digital erfasst und miteinander verknüpft. Mit der Verbreitung von Cloud-Systemen entstanden Plattformen, auf denen ganze Immobilienportfolios verwaltet werden konnten, ohne dass jemand einen Ordner öffnen musste.
Wenn ein Mietvertrag heute digital erstellt, geprüft, unterschrieben und archiviert wird, gibt es schlicht keinen Moment mehr, in dem ein Ausdruck notwendig wäre. Dokumente existieren von Anfang an digital. Sie werden nicht mehr nachträglich in die elektronische Welt überführt, sondern entstehen dort.
Und dennoch bleibt die Geschichte des papierlosen Büros eine mit einem Augenzwinkern. Denn in vielen Büros passiert noch immer etwas Merkwürdiges: Ein Dokument kommt als PDF, wird ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und anschließend wieder digital verschickt. Es ist, als würde das Papier ein letztes Mal daran erinnern wollen, dass es einmal der Mittelpunkt der Büroarbeit war.