Einfaches italienisches Zeitmanagement
Der Italiener Francesco Cirillo entwickelte in den 80er-Jahren die Pomodoro-Technik, ein Zeitmanagement-Tool, das mit einfachsten Mitteln zu realisieren ist und gerade heute in Zeiten steigender Digitalisierung und vielfältiger Ablenkungen mehr und mehr an Relevanz gewinnt und zwei überzeugende Vorteile hat:
- einfache Umsetzung
Ein Timer wie z. B. eine Eieruhr oder die Stoppuhr am Handy oder ein Online-Tool wie dieses, ein guter Plan und ein ablenkungsfreies Umfeld reichen.
- Steigerung der Produktivität
Die Aufteilung der Arbeit in kurze (25-Minuten-)Arbeitseinheiten in einem optimierten Umfeld steigert die Produktivität. Wir haben hier mit ein wenig Disziplin und Übung sehr schnell unser 80:20-Ziel erreicht. So erledigen wir heute 80 Prozent unserer Aufgaben in 20 Prozent der Zeit.
Besprechen Sie diese Arbeitsweise mit Ihrem Arbeitgeber
Die folgenden Tipps zielen darauf ab, weniger Zeit mit Arbeit zu verbringen, diese Zeit aber so effektiv wie möglich zu nutzen. Sprechen Sie diesen Plan mit Ihrem Arbeitgeber und Ihren Kollegen ab, vereinbaren Sie einen Probezeitraum, etwa eine Woche, in der Sie diese Technik testen und Ihre Leistung dokumentieren können.
Outcome evaluieren durch vergleichbare Tasks
Inzwischen führen wir hier in unserem Betrieb immer wieder „Pomodoro-Tage“ durch und sind häufig überrascht, wie viel schneller und besser wir Aufgaben im Vergleich zum normalen Tagesbetrieb erledigen können. Planen Sie deshalb gerade am Anfang viele Aufgaben ein, für die Sie Vergleichswerte haben. Legen Sie sich eine Liste für diese Tasks mit Vergleichswerten an. So könnten Sie zum Beispiel erst einmal mitstoppen, wie lange Sie sonst für Ihren E-Mail-Verkehr brauchen oder wie viel Zeit Sie in administrative Tätigkeiten stecken. Alle Tätigkeiten, die Sie routinemäßig oft wiederholen, eignen sich besonders für eine Evaluierung.
Ablenkungsfreies Umfeld schaffen
Suchen sie sich einen Raum, in dem Sie nicht abgelenkt werden können. Das ist gerade jetzt, wenn sich die ganze Familie zu Hause befindet, sicher nicht die einfachste Aufgabe, aber essenziell. Ich habe mich in meiner Anfangszeit als EPU, da ich noch kein eigenes Büro hatte, jeden Tag im Schlafzimmer eingesperrt und eine Eieruhr vor die Tür gestellt. Diese war für alle anderen im Haushalt unser „Do not disturb“-Signal.
Natürlich dürfen in dieser Zone auch keine Ablenkungen wie Fernseher, Radio und, wenn Sie so leicht ablenkbar sind wie ich, kein geöffnetes Fenster, das Verkehrsgeräusche hereinlässt, vorhanden sein.
Ganz wichtig – Ihr Handy hat in dieser Zone nichts zu suchen!
Sprechen Sie die Zeiten mit anderen ab
Während Ihrer täglichen Pomodoro-Phase sind Sie nicht erreichbar! Koordinieren Sie diese Zeiten mit den anderen Bewohnern Ihres Haushalts, aber auch mit Ihrem Unternehmen. Für viele von uns ist ständige Erreichbarkeit zur Gewohnheit, ja sogar zu einer Notwendigkeit geworden. Genau deshalb ist es umso wichtiger, auch den Menschen, die es erwarten, Sie zu erreichen, klar und offen zu kommunizieren, dass Sie für während dieser Zeiten auf keinen Kanälen erreichbar sind.
- Richten Sie Abwesenheitsnotizen für ihre E-Mail-Adressen ein
- Updaten Sie Ihren Status auf WhatsApp
- Updaten Sie Ihren Status in firmeninternen Kommunikationstools wie Slack oder Monday
- Zerlegen, gruppieren und verteilen Sie Ihre Aufgaben
Für uns in der Softwarebranche gehört es zum täglichen Brot: das Zerlegen von Problemstellungen in möglichst kleine und im besten Fall wiederverwendbare Lösungen. So kann man etwa in der Buchhaltung nach Ein- und Ausnahmen und Kostenstellen gruppieren. Bei Kreativarbeiten wie diesem Artikel hier habe ich die Tasks in Recherche und Schreiben und in die Teile Einleitung, Abschluss und zehn Tipps aufgeteilt.
Erstellen Sie einen Plan
Wenn Sie so Ihre To-do’s erstellt haben, gruppieren Sie diese in Tasks à 20 Minuten. Versuchen Sie, Tasks einer Aufgabe auf verschiedene Tage zu verteilen, wenn Sie Ihren Alltag etwas abwechslungsreicher gestalten möchten. So kommen Sie, mit etwas Übung, relativ schnell zu Ihren Wochen- oder Tagesplan, je nachdem, wie gut Ihre Aufgaben vorhersehbar und planbar sind.
Wenn Sie in einem Team an Ihren Aufgaben arbeiten, kann es auch Spaß machen, die einzelnen Tasks in einer Ziehung zu vergeben.
To-do-Listen fördern die Motivation
Apps wie Microsoft To-Do oder eine einfache Excel-Liste Ihrer To-do’s und Tasks helfen nicht nur bei der Planung und Organisation Ihrer Woche, sondern bieten auch die Möglichkeit, das Geschaffte zu visualisieren. Das ist vor allem am Anfang ein toller Motivationsschub, wenn man sich dann doch mal fragt: „Warum tue ich mir das eigentlich an?“ Auch können Sie so im Team Aufgaben verteilen und den Fortschritt visualisieren.
Aber Achtung! Auch diese Listen und Tools zählen zu den Ablenkungen, setzen Sie Ihre Hakerl immer erst am Ende eines Pomodoro-Durchgangs oder noch besser am Ende Ihres Arbeitstags.
Pausen – nichts tun, was Kopf und Körper belastet
Springen Sie durch die Wohnung, singen Sie, tanzen Sie, aber tun Sie nichts, das sie über die Pause hinaus beschäftigt oder Sie verleitet, die Pause zu überziehen. Essen Sie, trinken Sie, aber nicht zu viel und keinen Alkohol in den Pausen. Tun Sie also nichts, was Ihren Körper bei der Durchführung der nächsten Aufgabe unnötig belastet und Ihre Konzentrationsfähigkeit und Leistungsfähigkeit mindert.
Gerade jetzt sollten Sie auch auf Nachrichten und Ihr Handy in den Pausen verzichten, Letzteres hat sich übrigens bei uns auch im normalen Alltag bewährt.
Auf keinen Fall sollten Sie sich in den Pausen mit Ihren Aufgaben beschäftigen, lenken Sie sich ab und bekommen Sie den Kopf frei! Je besser Ihnen das gelingt, desto höher ist dann Ihre Konzentration beim nächsten Pomodoro-Durchgang.
Pomodoro – Zeit, zu arbeiten
Jetzt ist es so weit, Ihr erster Pomodoro-Run. Nehmen Sie die Aufgabe aus Ihrem Plan, und arbeiten Sie daran. Konzentriert und fokussiert. Schalten Sie alle Ablenkungen ab.
- Kein Handy
- Keine E-Mails
- Kein Fernsehen oder Radio
- Schließen Sie die Fenster
- Keine anderen Personen im Raum
- Nicht essen und trinken
Einfach fokussieren!
Halten Sie die Zeit ein, auch wenn Sie mit der geplanten Aufgabe nicht fertig werden. Halten Sie sich an Ihren Plan; wird ein Task nicht fertig, nehmen Sie diesen nicht in die nächste Runde mit, denn das würde Ihren ganzen Plan zunichtemachen.
Nachdem Sie Ihre Tages-Pomodori abgearbeitet haben, ist es Zeit zu evaluieren. Für mich ist das immer der schönste Teil des Tages, wenn ich die Hakerl in meiner To-do-Liste setze. Gehen Sie dann nochmals ihren Wochenplan durch, und adaptieren Sie diesen. Wahrscheinlich, und da spreche ich aus eigener Erfahrung, haben Sie am Anfang Ihre Aufgaben zu vorsichtig gruppiert, weil Sie von der bisherigen Dauer dieser Aufgaben ausgegangen sind. Achtung, verwerfen Sie in dieser Situation nicht gleich den ganzen Plan. Achten Sie nach anfänglichen Erfolgen darauf, dass Sie Ihren Plan nicht übererfüllen wollen, das kann schnell auf die Motivation drücken.
Fangen Sie klein an
Ihr Ziel sollte folgender Ablauf sein:
- Vier Pomodori à 25 Minuten ablenkungsfreies Arbeiten mit jeweils 5 Minuten Pause dazwischen
- Dann eine längere Pause – 30 Minuten
- Dann wieder vier Einheiten
In der ersten Woche ist es ratsam, sich eine Eingewöhnungsphase zu gönnen und nur einen Durchgang mit vier Pomodori zu planen.
Zeitmanagement-Tools gibt es viele – probieren Sie dieses aus, Sie können nur gewinnen.
Ob die Pomodoro-Technik zum Zeitmanagement-Tool Ihrer Wahl wird oder nicht und wie viel Ihnen diese Technik bringt, erfahren Sie nur durch Ausprobieren. Die meisten werden sowieso schon mit einem Wochen- oder Tagesplan und vielleicht sogar mit einer To-do-Liste arbeiten. Hier muss meistens nur adaptiert werden, sodass die Aufgaben in die 25-Minuten-Zeitfenster passen.
Das ablenkungsfreie Umfeld und die nötige Disziplin waren anfangs viel schwieriger zu erreichen, als ich gedacht hatte. Schließlich lauern Ablenkungen an jeder Ecke. Wenn diese Arbeitsweise aber nach einigen Tagen zur Gewohnheit wird, werden Sie sie nicht mehr missen wollen.
Ein interessanter Nebeneffekt dieser Technik: Durch das fokussierte Arbeiten in kurzen Einheiten steigern sich nicht nur Konzentrationsfähigkeit und Produktivität, sondern sie fördern durch dieses „Gehirnjogging“ auch noch die Lern- und Merkfähigkeit.
