Büromarkt und neue Arbeitswelten

Es zeichnet sich ab, dass nach dieser Welle weitere Veränderungen auf den Büromarkt, aber auch auf den Büroalltag zukommen werden. Das hat einerseits mit den wirtschaftlichen Herausforderungen zu tun, aber auch mit den Wünschen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, speziell was das Thema Home-Office betrifft. Aber nicht nur.

Die Frage, ob und wie stark sich die Bürowelt langfristig ändert, spaltet die Meinungen der Immobilienprofis. Die einen erhoffen sich wegen der neuen Abstandsregeln eine größere Flächennachfrage. Die anderen rechnen wegen positiver Erfahrungen mit Homeoffice mit sinkendem Bedarf. Große Veränderungen kommen sicher.

Wir werfen mit unseren Podiumsgästen einen Blick auf die aktuelle Situation auf dem österreichischen Büromarkt, und einen Blick in die Zukunft. Welche neuen Arbeitswelten und welche Herausforderungen werden uns zukünftig erwarten?

Live zu Gast waren:

Elisa Stadlinger, Prokuristin der ÖRAG und Teamleiterin für den Bereich „Büro- und Gewerbeimmobilien“ / Andreas Polak-Evans, geschäftsführenden Gesellschafter der Modesta Real Estate / aus Deutschland Rüdiger Schneider, Geschäftsführer der aconsea mit Sitz in Stuttgart und Stefan Wernhart, Geschäftsführer EHL Gewerbeimmobilien.

Wie stellt sich der Büromarkt in Wien derzeit dar, wird Elisa Stadlinger (ÖRAG) zum Einstieg gefragt. Schon im 1. Quartal 2020, also noch vor dem Corona-Ausbruch in Europa, war die Zahl der Bürovermietungen „sehr niedrig“. Stadlinger führt das auf größere Deals zurück, die schon 2019 initiiert worden seien, dann aber gescheitert sind. Dann kam Corona und der Lockdown; erst „seit zwei, drei Wochen“ sei eine leichte Erholung spürbar – man habe sich auf die neue Situation einstellen „und Kraft tanken“ können. Eine erhöhte Nachfrage nach Büroimmobilien sei jetzt sichtbar – bis zum Jahresende sieht Stadlinger von ÖRAG „einige größere Deals am Wiener Markt“ kommen.

Vermieter und Mieter – die drei Phasen der Corona-Verwerfungen

Wie sind Mieter und Vermieter mit den jüngsten Corona-Verwerfungen umgegangen? Stefan Wernhart von EHL antwortet: Für Mieter gab es von Mitte März – dem Lockdown-Beginn – bis jetzt „drei Phasen“. Mit Shutdown-Beginn habe es eine optimistische Einstellung gegeben, „nach Ostern werde alles wie vorher werden“. Die Zahl der Anfragen sei zurückgegangen, aber sie waren noch vorhanden. Dann kam die Phase zwei nach Ostern, sagt Wernhart: Die Verlängerung des Shutdowns habe zu Verunsicherung geführt, viele Vertrags-Abschluss-Prozesse seien „on hold“ gestellt worden. Das Positive daran war, dass Dinge nicht komplett abgesagt wurden – aber nach hinten verschoben. Phase drei kam nach den Lockerungen der Sicherheitsbestimmungen, da sei „wieder Leben eingekehrt“ und die Nachfrage gestiegen, so Wernhart. Jetzt herrsche eine „positive, aber abwartende Haltung“. Auch größere Kunden, die Dinge „on hold“ gestellt hätten, treiben sie jetzt wieder voran.

Auf der Vermieter-Seite, erzählt Wernhart, sei eine ähnliche Situation zu beobachten gewesen. Anfangs seien Unternehmen in ihrem Krisenmanagement gefragt gewesen. Mietzahlungen im Bürobereich seien jetzt eine Frage des „individuellen, bilateralen Austauschs“ zwischen Eigentümern und Mietern – eine pauschale Lösung gebe es nicht.

Internationale Entwicklung der Nachfrage bei Büroimmobilien

Andreas Polak-Evans (Modesta) wird nach der Nachfrage internationaler Unternehmen in Österreich gefragt. Noch bis in den Februar sei diese sehr groß gewesen, insbesondere von britischen, deutschen und US-Unternehmen, welche Übersiedlungen geplant hätten. Mit dem Shutdown sei vieles „eingefroren“ wurden, „die Suche wurde eingestellt“. Unternehmen mit Headquartern in den USA und Großbritannien hätten mit der Corona-Welle ihre „Expansionen, Übersiedlungen und Investitionen“ gestoppt – der Weg zeige jetzt Richtung Konsolidierung, Optimierung und Flächenreduktion. Selbst wenn Unternehmen jetzt suchten, sie bekämen keine Erlaubnis bzw. Investitionsfreigabe aus den Vereinigten Staaten oder Großbritannien – dort herrsche jetzt „Stillstand“. Unternehmen „müssen jetzt Flächen reduzieren“, erzählt Polak-Evans: „Wir bekommen jetzt wöchentlich Anfragen, Mietverträge zu prüfen, um etwa 30 Prozent Flächenreduktion verhandeln zu können.“ In den kommenden zwölf bis 18 Monaten werde sich da auch nicht viel tun, prognostiziert Polak-Evans – auch weil gerade in den USA derzeit extrem viel im Home-Office passiere.

Ist diese Realität schon in Deutschland angekommen, wird Rüdiger Schneider (aconsea) gefragt: „Die Sensibilität ist auf jeden Fall da – wenn es ums Sparen geht, sind wir Schwaben schnell dabei“; aber gerade „Sparen kann ganz schön teuer werden“. Aconsea habe in einer Umfrage – „in Woche zwei des Lockdowns“, als viele Prozesse noch nicht umgestellt waren bzw. gegriffen hätten, bereits das Feedback erhalten, dass Unternehmen nicht mehr in „die Zeit vor Corona“ zurückwollten. Vor dem Hintergrund „des wunderbaren langen Konjunkturzyklus, den wir gehabt haben“ sei klar, dass „nach jeder Party ein Kater kommt, machen wir uns nichts vor“. Mit Corona habe zwar niemand rechnen können; aber die „cleveren, erfahrenen Corporate-Real-Estate-Experten“ hätten bereits ihren Worst-Case-Plan in der Schublade gehabt. Mit bestimmten Anlässen, wie jetzt ablaufende Mietverträge in Gebäuden, passten sie ihre Strategien an und re-organisieren sich.

Die große Frage aber laute, so Rüdiger Schneider von aconsea: „Wie viele klassische Büroarbeitsplätze brauchen wir überhaupt noch?“ Corona sei hier nur ein Beschleuniger von Entwicklungen gewesen – „statt in fünf Jahren sind sie in fünf Wochen gekommen“.

Gibt es ein Zurück in die Zeit vor Corona?

Nein, ein Zurück in die Vor-Corona-Zeit könne es nicht geben, meint Elisa Stadlinger (ÖRAG). Corona habe – mit dem Ausblick auf die Zukunft – durchaus auch positive Dinge angestoßen, abseits des menschlichen Leids. So seien im Büro-Immobilien-Bereich Trends verstärkt und beschleunigt worden: technische Voraussetzungen für das Home-Office zum Beispiel; oder das „komplette Desk-Sharing“, welches aus Hygiene- und Sicherheitsbestimmungen derzeit nicht denkbar ist. Gerade große Unternehmen seien jetzt gefragt, Antworten zu finden, sich neu zu organisieren und ihren eigenen Bedarf zu analysieren. Es starte jetzt ein anderes Denken, meint Stadlinger, und spricht die Umnutzung nicht mehr gebrauchter Büroflächen an.

Stefan Wernhart (EHL) wird auf die wirtschaftlichen Auswirkungen von Corona angesprochen. Auswirkungen im Immobilienbereich werde es bis ins Q3, Q4 geben – dann werde die geringere Nachfrage der „Corona-Wochen“ seit März spürbar sein. Im Idealfall werde – mit steigender Nachfrage – eine positive Entwicklung mit Ende des 4. Quartals einsetzen, und es ein gutes Jahr 2021 werden.

Change-Frage aus dem Live-Chat

Einer User im ImmoLive-Chat schildert seine Situation und sucht Rat bei Andreas Polak-Evans: Sein Unternehmen mit 23 Mitarbeitern stehe vor einer Veränderung – was sei zu tun, und lässt sich die Miete reduzieren? Polak-Evans vermutet bei der Unternehmensgröße von 23 Mitarbeitern „wohl open space mit Rückzugsbereichen“. Bei einem neuwertigen Gebäude werde sich bei der Miete „nicht viel tun“ lassen. Eher sei der Vermieter eventuell bereit, mit „Incentives“ entgegenzukommen – etwa bei der Ausstattung. Überhaupt „brauchen wir mehr Büroflächen“, meint Polak-Evans allgemein. Im vergangenen Jahr 2019 seien „nur“ 40.000 Quadratmeter an Büroflächen neu entstanden – im laufenden Jahr sollen es immerhin 150.000 Quadratmeter sein. Dennoch würden sich die Mieten „stabil“ halten, insbesondere bei guten Standorten, z.B. mit günstiger U-Bahn-Anbindung.

Welche Auswirkungen wird Corona auf die Zukunft der Arbeitsflächen haben?

Rüdiger Schneider (aconsea) antwortet und erinnert an ein Pharma-Unternehmen, das seine komplette Büro-Belegschaft bis Jahresende ins Home-Office geschickt hat – um die Produktion „um jeden Preis zu schützen“, und als Vorsichtsmaßnahme gegen die Covid-Ansteckung. Dort „stehen jetzt 50.000 Quadratmeter Bürofläche einfach leer“; dennoch müssten sie bewirtschaftet und unterhalten werden.

Neben der einfachen Plexiglas-Trennscheibe zwischen Arbeitsplätzen werde künftig, schon in der Planung, auf mehr Abstand und Weitläufigkeit geachtet werden, meint Schneider – „damit die Menschen auch nicht mehr wie die Hühner auf der Stange sitzen“. Auch die „Sharing-Ratio“ bei „Shared Desks“ werde – von derzeit 1 zu 1,1 – auf bis zu 1 zu 1,5 steigen, prognostiziertSchneider „auch wenn die Tische am Abend natürlich geputzt werden müssen. „Satellitenbüros und Hubs“ würden immer wichtiger; in der Arbeitsorganisationen „werden wir noch ganz viel lernen“.

Überhaupt würden „80 Prozent der Workshops nur mehr übers Netz“ passieren, prognostiziert Schneider. Der persönliche Kontakt, die physischen Meetings würden nur mehr für die „ganz großen strategischen Fragen, die Papstwahlthemen“ zustande kommen.

Elisa Stadlinger (ÖRAG) stellt in den Raum: Bei der Planung müsse künftig viel stärker auf die Bedürfnisse der Kunden geachtet werden – von der Anwaltskanzlei bis zum IT-Unternehmen gibt es Unterschiede, welche Büroflächen wann, wie und in welcher Intensität genutzt werden. „Nicht für jeden passt das Zellenbüro mit ganz vielen Meetingräumen“ – das kann sogar innerhalb eines Unternehmens von Abteilung zu Abteilung verschieden sein. Viel mehr Überlegungen Richtung Nutzerverhalten müssten also schon in der Planung der Immobilie passieren, meint Stadlinger. Der Fokus werde künftig auf jenen Flächen der „Collaboration, der Team Meetings“ liegen – also für jene Tätigkeitsfelder, die sich nicht im Home-Office erledigen lassen.

„Ganz derselben Meinung“ ist Stefan Wernhart (EHL), der diese Trends aber nicht Corona-bedingt sieht. Die „New World of Work“ sei schon vor der Pandemie Thema gewesen. Corona habe diesen Trend zur Umsetzung nur verstärkt. Wer als Unternehmen noch nicht digitalisiert war oder auf „remote work“ eingestellt war, musste sich jetzt damit auseinandersetzen.

Makler als Berater – und die Bedeutung von „geilen“ Büros

Andreas Polak-Evans  (Modesta) wird auf die Rolle der Makler angesprochen – komme deren Beraterfunktion jetzt stärker zum Tragen? „Natürlich sind wir gefragt, dass Unternehmen als unsere Kunden die besten Infrastruktur-Voraussetzungen vorfinden.“ Da seien auch flexible Zugänge notwendig, etwa größere Konferenzräume, die von verschiedenen Unternehmen im selben Gebäude nach Bedarf genutzt werden.

Rüdiger Schneider (aconsea) malt sein Bild der Zukunft: Wenn der Trend zum Home-Office bestehen bleibt, müssen Büros künftig so gestaltet sein, dass die Mitarbeiter „gerne“ ins Büro kommen – „es muss geil sein, ins Büro zu kommen“, sagt Schneider und verweist auf die Wichtigkeit des informellen Austauschs und der Informationsweitergabe im menschlichen Kontakt, „wenn auch mit mehr Abstand“. Unternehmen, die eine Sharing-Ratio von 1  zu 10 anstreben, „machen ihre Unternehmenskultur kaputt“. Es „geht um Menschen, um die Arbeitskultur“, ist Schneider überzeugt.

Elisa Stadlinger (ÖRAG) sieht auch die Situation zuhause relevant für eine erfolgreiche Umstellung aufs Home-Office: „Habe ich ein Arbeitszimmer, einen gut ausgestatteten Schreibtisch, auf dem ich gut arbeiten kann?“

Andreas Polak-Evans (Modesta) erinnert – Corona-bedingt – an das Home-Office als Zwang. Das habe nun den Anstoß gegeben, dass „20 bis 30 Prozent der Mitarbeiter“ künftig fix ins Home-Office gehen und sich auf diese neue Art des Arbeitens einstellen.

Home-Office vs. Büro und weitere Fragen aus dem Live-Chat

Wie teilen sich die Immobilien-Experten in der Runde – sie sind ja auch Führungskräfte in ihren jeweiligen Unternehmen – ihre eigene Arbeit auf, zwischen Büro und Home Office? Unisono herrscht die Meinung: Nein, für sie werde es kaum Home-Office geben. Als Führungskraft braucht man den direkten Kontakt zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, und das könne physisch nur im Büro passieren. „Ich bin aber weniger beim Kunden“, sagt Rüdiger Schneider (aconsea), und Elisa Stadlinger (ÖRAG) ergänzt: „Dieses Einfliegen von Kunden für Gespräche, diese Tagesreisen werden sich reduzieren“, weil schlicht online über Videokonferenz machbar. Wichtig sei die Anwesenheit im Büro zum Kontakt-Halten mit dem eigenen Team.

Frage an die Immo-Profis: Werden wir künftig andere Mietverträge sehen? „Corona ist Beschleuniger eines Trends, den wir schon zuvor gesehen haben“, meint ÖRAG-Stadlinger. Im internationalen Vergleich seien langfristige Verträge kaum noch üblich – Stichwort Zehnjahres-Verträge mit „Break Options“, die schon nach fünf Jahren oder früher gezogen werden. „Es geht mehr Richtung Flexibilität“ was Größen-Anpassung der Flächennutzung betrifft, ist sich Stadlinger sicher.

Stefan Wernhart von EHL ergänzt: „Wenn man bei einem Entwickler ist, bei einem Projekt wo man anmieten möchte, und als Exit-Produkt an einen Investor veräußern möchte“, werde es mit Break Options wahrscheinlich schwierig. „Hier braucht es einen langfristigen Vertrag.“ So sei zwischen Bestandsimmobilie und neuem Projekt unterscheiden.

Stichworte „Satelliten-Büros“ und „Shared Offices“: Werden wir in Zukunft dezentralisierte Büros statt Cluster sehen? Andreas Polak-Evans (Modesta) kenne nur die „PSA Groupe“, die von der Innenstadt nach Wien-Aspern gezogen sei – andere Unternehmen wie Beiersdorf oder Philips hingegen seien aus Liesing, dem südlichsten Wiener Bezirk, in die City gegangen. Die Firmen wollen näher ans U-Bahn-Netz rücken, um kürzere Wege zu haben und zentraler für die Mitarbeiter zu bieten.

Rüdiger Schneider von aconsea sieht Büros in zentral-urbaner Lage, „an Orten wo man gerne ist“, aber in kleineren Einheiten. Diese Hubs könnten dann über die Stadt – an attraktiven Locations – entstehen und über angemietete Co-Working-Space funktionieren. „Headquarter müssen in der Stadt sein“, stellt Schneider fest, die Frage der Größe sei dahinter zweitrangig.

„In der Wiener Innenstadt sind wir an die Grenze gestoßen“, mein Stefan Wernhart von EHL. „Wir können da keine neuen Projekte realisieren, weil wir keinen Platz mehr haben.“ Alleine deshalb werden „wir uns in Wien dezentralisieren müssen“. In der Peripherie müssten die neuen Häuser dafür USPs bieten, um Kunden auch anzuziehen.

Elisa Stadlinger (ÖRAG) sieht Wien als Stadt und Ballungsraum noch nicht groß genug für Satellitenbüros  – das funktioniere in „Megastädten wie London oder Paris“; auch weil die Unternehmen dort größer seien als in Wien.

Die Idee vom „Büro als Bienenstock“ greift Andreas Polak-Evans von Modesta auf. Die Zukunft eines Bürostandorts „wird sehr flexibel sein, man arbeitet viel im Home-Office, fliegt hinein und hinaus“ – bildhaft gesprochen. Der Austausch untereinander, wenn nötig, und auch Aspekte wie Präsentationen passieren im Büro – andere Tätigkeiten im Home-Office.

Was kann ein Besitzer jetzt mit leeren Büroflächen tun?

So die Frage aus der Community, und Rüdiger Schneider (aconsea) weiß die knappe Antwort: „Ein geiles Angebot machen, nicht Quadratmeter sondern Nutzen anbieten.“ So müsse die Denke weg vom Quadratmeterpreis, und zum Beispiel beim Co-Working-Space Richtung Stundenpreis gehen. „Mit Serviceleistung kann man punkten“, meint Schneider, und erinnert: „80 Prozent der Bürokosten sind Personalkosten.“ Deswegen gelte es nicht „billig, sondern preiswert“ zu mieten.

Andreas Polak-Evans antwortet: Wie kann das Vermarktungskonzept aussehen, angesichts der Lage des Bürohauses, und für welche Unternehmen das Gebäude geeignet sein kann. „Die richtige Zielgruppe muss ins Haus“, und die passende Service-Dienstleistung ist ein „Riesen Asset“.

Home-Office: Welche Auswirkungen bedeutet das für die Flächennachfrage in Wien?

Wieviel Fläche brauche ich, wofür nutze ich sie, welche Fläche miete ich an und benötige sie vielleicht nicht? Das seien jene Fragen, die sich Unternehmen jetzt stellen müssten, meint Elisa Stadlinger von ÖRAG. Viele Unternehmen hätten sehr große Konferenz-Säle, die „vier Mal im Jahr für Aufsichtsratssitzungen“ verwendet würden. Solche Flächen ließen sich reduzieren „und im Bedarfsfall im Nebengebäude angemietet werden“. Aber auch dieser Trend sei von Corona nicht erschaffen, sondern lediglich beschleunigt worden.

„Warum komme ich als Mitarbeiter überhaupt ins Büro?“, stellt Stadlinger die rhetorische Frage, „denn vieles kann ich im Home-Office machen“. Es gehe um die kreative Arbeit im Team, das „Aktivierende“, und dafür braucht es „ganz andere Flächen als nur den Schreibtisch“, den es im Home-Office ja auch gäbe. „Die Zeiten der kleinen Teeküche im hintersten Eck sind vorbei“, meint Stadlinger, „die informellen Flächen werden wichtiger“, um sich kennenzulernen. Das steigere die Mitarbeiter-Motivation.

„Gemischt genutzte Häuser werden immer wichtiger“, sagt Stefan Wernhart von EHL, weil Dienstleistungen für die Mieter essentieller werden. „Die Reduzierung des Flächenbedarfs von Unternehmen wird abgefedert von anderen Dienstleistungen, um den Kunden besser zu servicieren“, so Wernhart.

Rüdiger Schneider von aconsea wirft einen Blick in die Zukunft: „Corona hat uns wach gemacht.“ Die Immo-Profis hätten schon mit einem „Sturm nach der Party“ gerechnet – dass „der Sturm jetzt aus dieser Ecke kommt“, gemeint ist Corona, hat niemand gewusst. Die Lernerfahrung aus Corona werde sein: andere Flächen, andere Flächengrößen und andere Strukturen. „Aber der Mensch ist das Wichtigste. Und das haben die Führungskräfte hoffentlich gelernt.“

Andreas Polak-Evans von Modesta hat das Abschlusswort: Unternehmen streben nach effizienteren Flächen und Einsparungen, und implementieren das Home-Office wo möglich. Wenn sie ihre Mietverträge evaluieren, oder gar die Möglichkeit haben umzuziehen, würden Unternehmen „diese Parameter mit einbeziehen und ihre Flächen um 20, 30 Prozent verkleinern“.