Ein großer Teil der berichtspflichtigen Unternehmen ist mit den Vorbereitungen bereits weit fortgeschritten. Hier fassen wir Ihnen kurz zusammen, was Sie in den letzten Metern jedenfalls beachten sollten..
1. Compliance-Checkliste
Wir empfehlen, die Nachhaltigkeitserklärung insgesamt noch einmal auf die folgenden Aspekte zu kontrollieren:
Vollständigkeit:
- Besteht die Nachhaltigkeitserklärung aus den vier Abschnitten Allgemeine Informationen, Umweltinformationen, Sozialinformationen sowie Governance-Informationen?
- Wurden alle wesentlichen Auswirkungen, Risiken und Chancen (IROs) aufgelistet und die Mindestangabepflichten jeweils eingehalten?
- Wurden alle Angabepflichten, inkl. jenen aus der Taxonomie-Verordnung, berücksichtigt?
- Wurden die Regelungen zur schrittweisen Einführung von Angabepflichten korrekt angewandt?
- Wurde der Konsolidierungskreis für die Nachhaltigkeitsberichterstattung klar definiert und in allen Angaben gleichermaßen angewandt?
- Wurden alle Nachhaltigkeitsaspekte aus ESRS 1 AR 16 in der Wesentlichkeitsanalyse berücksichtigt?
Richtigkeit:
- Sind die qualitativen und quantitativen Angaben in der Nachhaltigkeitserklärung korrekt und wird auf Unsicherheiten bei Messungen und Schätzungen ausreichend hingewiesen?
- Stimmen Angaben im Fließtext mit Angaben in Tabellen überein?
Nachvollziehbarkeit:
- Sind die Angaben in der Nachhaltigkeitserklärung für Externe nachvollziehbar?
- Gibt es ausreichend Nachweise für Behauptungen im Text (zB „marktführend“, „beste/r“, …)?
Relevanz:
- Wurden in die Nachhaltigkeitserklärung nur relevante Informationen gemäß dem Kriterium der Informationswesentlichkeit aufgenommen?
- Haben Sie die Erfüllung der Angabepflichten (abseits von ESRS 2 und den Angaben nach Art. 8 der Taxonomieverordnung) auf wesentliche Nachhaltigkeitsaspekte gemäß Ihrer eigenen Wesentlichkeitsanalyse beschränkt?
Konsistenz:
- Stimmt die Nachhaltigkeitserklärung mit den anderen Teilen des Jahres-/Konzernabschlusses bzw. Lageberichts überein? Wesentliche kurz- bis mittelfristige Nachhaltigkeitsrisiken sollten sich jedenfalls auch in der finanziellen Berichterstattung wiederfinden.
2. Frühzeitige Einbindung des Prüfers
Die Nachhaltigkeitserklärung muss extern (durch einen Wirtschaftsprüfer) geprüft werden. Nachdem zur Anwendung der Berichtsstandards sowie deren Prüfung aufgrund der Neuheit der Regulierung Erfahrungswerte fehlen und die Berichtsstandards in einigen Detailfragen einen Auslegungsspielraum lassen, ist die frühzeitige Kommunikation mit dem Prüfer wichtig. Beispielsweise ist empfehlenswert, vorab einen Qualitätscheck der Wesentlichkeitsanalyse durchführen zu lassen, um sicherzugehen, dass die Nachhaltigkeitserklärung auf einem soliden Fundament steht. Wer Überraschungen gänzlich vermeiden will, kann vor der eigentlichen Prüfung einen „Dryrun“ der Prüfung auf Basis vorläufiger Daten machen, um letzte Probleme oder Fehler frühzeitig zu erkennen und noch beheben zu können.
3. Governance und interne Kontrollsysteme
Falls noch nicht geschehen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um die Governance der verschiedenen Nachhaltigkeitsthemen festzulegen und zu dokumentieren. Das betrifft sowohl die Berichterstattung als auch das Management der wesentlichen Nachhaltigkeitsthemen: Wer ist wofür verantwortlich, worüber und in welchen Intervallen werden die obersten Führungs- und Aufsichtsebenen informiert?
Für die Berichterstattung ist außerdem noch wichtig, wie Kontroll- und Freigabeprozesse gestaltet sind, um mögliche Fehler in der Datenerfassung und -konsolidierung sowie in den Fließtexten frühzeitig zu erkennen, und ob diese Kontrollen auch dokumentiert sind.
Die optimale Gestaltung dieser Prozesse wird je nach Unternehmen unterschiedlich aussehen. Gerade bei der ersten Nachhaltigkeitserklärung ist aber empfehlenswert, die jeweiligen internen Expert:innen um einen Plausibilitätscheck der Angaben zu bitten. Dieser Plausibilitätscheck kann auch in einem gemeinsamen Termin gemacht werden.
4. Lektorat/Korrektorat
Die Nachhaltigkeitserklärung wird als Teil des Lageberichts im Firmenbuch veröffentlicht und ist somit öffentlich zugänglich. Unternehmen, die auf ihre öffentliche Wahrnehmung Wert legen, sollten daher überlegen, den Bericht korrekturlesen zu lassen (auch um sicherzugehen, dass der Bericht wie aus einem Guss wirkt, wenn unterschiedliche Personen unterschiedliche Berichtsteile verfasst haben).
5. KPI-Datenblätter
Um die Kennzahlen im Folgejahr vergleichbar aktualisieren zu können und um Wissensverluste bei Personaländerungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, Datenblätter zu den Kennzahlen zu erstellen: Woher kommen die Daten (aus welchem System), in welcher Einheit werden sie erfasst, wer ist für die Erfassung der Daten zuständig, wie werden die Daten konsolidiert etc.?
6. Aktives Mitdenken zu Optimierungsmöglichkeiten für die Folgejahre
In Ihrem Endspurt fallen Ihnen wahrscheinlich einige Dinge auf, die man in Zukunft besser gestalten kann, um den Beteiligten ihre Arbeit zu erleichtern, die Effizienz zu erhöhen oder Fehler zukünftig zu vermeiden. Machen Sie sich nebenbei gleich Notizen, um Ihre Learnings in das nächste Berichtsjahr mitzunehmen!