Buchtipp: „KI in der Immobilienverwaltung" von Christina Platteter

Die Immobilienverwaltung steht unter Druck: steigende Kundenerwartungen, wachsende Dokumentationspflichten, zunehmende Informationsflut – und das bei gleichbleibenden Ressourcen. Christina Platteter, Teamleiterin bei der Bundesimmobiliengesellschaft (BIG) in Wien, hat mit „KI in der Immobilienverwaltung" ein Praxishandbuch geschrieben, das Hausverwaltern den Einstieg in die Welt der Künstlichen Intelligenz erleichtert. Im Interview mit Immobilien Redaktion erklärt sie, warum sie das Buch geschrieben hat, für wen es gedacht ist – und warum KI den Verwalter nicht ersetzt, sondern entlastet.

Die Autorin: Praktikerin mit Leidenschaft für Digitalisierung

Christina Platteter ist keine theoretische KI-Enthusiastin, sondern arbeitet täglich in der Hausverwaltung. Als kaufmännische Teamleiterin bei der Bundesimmobiliengesellschaft betreut sie Büro- und Wohnimmobilien in Wien und Umgebung, darunter Standorte des Justiz- und Innenministeriums. Ihre Leidenschaft für Digitalisierung und Innovation prägt auch ihren privaten Alltag: „Mich begleitet KI im beruflichen Aspekt, aber auch im Privaten. Ich teste auch sehr viel", erzählt sie im Interview.

Zum Gespräch bringt sie sogar einen kleinen Roboter mit, der Kunststücke vorführen kann – und einen KI-Assistenten namens Looi, der auf ihrem Schreibtisch herumfährt, Termine plant und beim E-Mail-Management unterstützt. „Überall, wo wirklich die Zeitfresser liegen – in der Koordination von Terminen, E-Mails – unterstützt er mich auch im Sortieren und Ablegen."

Warum dieses Buch? Die tägliche Realität als Auslöser

Der Anstoß zum Buch kam aus der Praxis: „Immer mehr Masse, mehr Volumen, mehr Erwartungshaltung, mehr Dokumentation – bei gleichbleibenden Ressourcen", beschreibt Platteter die Situation in der Hausverwaltung. Ihr Credo, das auch auf dem Buchdeckel steht: „Ohne Weiterentwicklung gibt es keinen Fortschritt."

Wichtig ist ihr dabei die Klarstellung: Die KI hat am Buch nicht mitgeschrieben. „Die KI hat gar nichts geschrieben. Ich habe das wirklich in Eigenproduktion erstellt, aus der Praxis, mit vielen Praxisbeispielen – damit es eben kein trockener Leitfaden wird, sondern wirklich explizit für die Hausverwaltung, um den Weg zu erleichtern."

Für wen ist das Buch gedacht?

Das Praxishandbuch richtet sich nicht nur an Geschäftsführer und Entscheidungsträger. Platteter spricht bewusst verschiedene Zielgruppen an:

• Entscheidungsträger in der Hausverwaltung

• Gestalter, die aktiv im System zur Weiterentwicklung beitragen können

• Führungskräfte, die KI nicht als Spielzeug sehen, sondern als echtes Entlastungswerkzeug

• Teams, die aus dem „Feuerwehrmodus" ausbrechen möchten

• Alle, die sich im Bereich Effizienz und Qualität weiterentwickeln wollen

Die vier großen Herausforderungen der Hausverwaltung

Das Buch konzentriert sich auf vier zentrale Problemfelder, bei denen KI die größte Hebelwirkung entfalten kann:

1. Kundenservice und Erwartungshaltung

Die Kundenerwartungen sind in den letzten Jahren enorm gestiegen. „Der Verwalter bekommt eine E-Mail vom Kunden – und der erwartet sich binnen kürzester Zeit, in 20 Minuten, eine Rückmeldung", erklärt Platteter die veränderte Realität.

2. Informationsflut bewältigen

Dies ist laut Platteter eines der größten Themen in der Verwaltung: „Es gibt unendlich viele Informationen, die zumeist auch unendlich schlecht verwaltet werden. Die Suchzeiten darf man nicht unterschätzen – die sind sehr, sehr hoch."

3. Nachhaltigkeit

Ein Thema, das zunehmend an Bedeutung gewinnt und ebenfalls von KI-gestützten Prozessen profitieren kann.

4. Fachkräftemangel und Ausbildung

KI kann hier sowohl bei der Entlastung bestehender Teams als auch bei der Ausbildung neuer Mitarbeiter unterstützen.

Erschreckende Erkenntnis: Der E-Mail-Zeitfresser

Eine Prozessanalyse im Rahmen der Buchrecherche brachte überraschende Erkenntnisse: „Nicht die großen Themen sind die Zeitfresser, sondern eher die kleinen Reibungspunkte." Konkret: das Sortieren, Ablegen und Verarbeiten von E-Mails.

Die Zahlen sind ernüchternd: Bei etwa  70 bis 100 E-Mails pro Tag verbringt ein Verwalter im Schnitt zwei bis dreieinhalb Stunden täglich nur damit, E-Mails zu sichten, zu priorisieren und abzulegen. „Wenn man sich denkt, ein Arbeitstag hat acht Stunden – dann geht schon mal die Hälfte nur für administrative Alltäglichkeiten drauf", so Platteter.

Der wichtigste Rat: Klein anfangen

Für Hausverwaltungen, die in die KI-Welt einsteigen wollen, hat Platteter eine klare Empfehlung: „Klein anfangen." Viele Unternehmen machen den Fehler, zu groß zu denken und die gesamte Hausverwaltung revolutionieren zu wollen.

Ihr Ansatz: „Ich habe mir zehn Bereiche herausgesucht und schrittweise begonnen, das sauber abzulegen. Auch einen Datenverantwortlichen zu benennen ist extrem wichtig." Die gute Nachricht: KI wird immer mehr in den Hintergrund wandern und unsichtbar in bestehenden Systemen arbeiten. „Der Verwalter wird in seinem Ticketsystem, in seinem CRM-System arbeiten und das nicht einmal aktiv mitbekommen, dass da im Hintergrund die Künstliche Intelligenz läuft."

KI ersetzt nicht – sie entlastet

Ein wichtiger Punkt, den Platteter betont: „Die KI verändert schon das Berufsbild des Verwalters, aber sie ersetzt ihn nicht." Für alle, die Angst um ihren Job haben, hat sie eine beruhigende Botschaft: „Sie bewirkt, dass ich mehr Zeit habe, um bessere Qualität zu liefern."

Risiken kennen und managen

Das Buch behandelt auch kritische Aspekte wie Datenschutz, Halluzinationen und die EU-KI-Verordnung. Platteters Erklärung zum Thema Halluzinationen ist anschaulich: Die KI arbeitet mit vorhandenen Daten und kann zu 99 Prozent richtige Vorhersagen treffen. „Wenn man aber die KI bittet, außerhalb dieses Raums Vorhersagen zu treffen, ist sie im Extrapolationsraum – und dann halluziniert sie. Dann findet sie zwar eine Vorhersage, aber die ist zu 90,9 Prozent falsch."

Ihre Empfehlung: auf geprüfte Wissensdatenbanken zurückgreifen und den Menschen als Entscheidungsträger im Zentrum behalten. „Man darf eine KI nicht einfach wirken lassen."

Das Buch im Überblick

Das Buch ist erhältlich im MANZ Verlag Shop, bei Amazon, Thalia und im gut sortierten Buchhandel.

Christina Platteter ist neben ihrer Tätigkeit bei der BIG auch als Dozentin bei der ARS Akademie Wien und ADI – Akademie der Immobilienwirtschaft tätig, wo sie Seminare zum Thema „KI in der Immobilienverwaltung" hält.