Ein Großteil der Mitarbeiter arbeitet bereits weitgehend ‚Off Site’. Dies bietet nicht nur Gelegenheit, Immobilien zu rationalisieren, sondern vor allem auch, sie zu optimieren. Flexibilität ist die Leitlinie für das Büro der Zukunft und somit neuer Kennwert für Investoren. Bei der Entscheidung für eine Immobilie können nach wie vor mögliche Erweiterungsflächen bei Wachstum relevant sein, aber vor allem zählt der Grad an Beweglichkeit, um laufend auf neue Arbeitsweisen reagieren zu können. Das Büro der Zukunft ist von vielen Lebenswelten inspiriert, und immer mehr von der offenen und diversifizierten Lebenshaltung der jungen Generationen. Third Places können dank neuer Technologien als vollwertige Arbeitsplätze konzeptuell integriert werden. Unternehmen sind bereit, massiv ins Arbeitsumfeld zu investieren, um Ideen und Innovation mit einer guten Arbeitsatmosphäre und -kultur zu stimulieren.

Büro ja, aber anders

Ohne Büros werden wir auch in den kommenden Dekaden definitiv nicht auskommen – aber anders werden sie sein. Durch das duale System wird es umso wichtiger, im Office bewusst ganz andere Dinge zu machen als im Home Office. Im Office stehen die wichtigen Face-to- Face Agenden im Vordergrund, wie Zusammenarbeit, Austausch, Generieren von Informationen und Kontakten, Diskussionen, technischer Support, Präsentationen, Brainstorming, Inspiration, das Treffen von Entscheidungen, Abschlüsse, Stimulationen, Motorisierung und ganz einfach die Lust aufs Zusammensein mit Kollegen. Das ermöglicht die sichtbare, erleb- bare Identifikation mit dem Unternehmen, ähnlich einem Flagshipstore. Home bzw. Mobile Office steht für das konzentrierte, konzeptive Arbeiten. Durch diese Abwechslung werden beide Schauplätze geschätzt und dienen auch vielfach wechselseitig zur Erholung.

I am in the mood for work

Somit darf eine Trennung nicht verloren gehen. Dies hat auch Trendexpertin Birgit Gebhardt in ihrer New Work Order Studie festgestellt: ‚Mitarbeiter werden sich dann bewusst für das Büro entscheiden, wenn es sie wie kein anderer Ort sofort in die richtige Arbeitsverfassung versetzt. Dieses ‚Mood Management’ intuitiv und praktikabel auszugestalten wird zur zentralen Gestaltungsherausforderung. Vor allem in flexiblen Strukturen und bei einer freien Entscheidung, wie und wo man arbeiten möchte, werden Vorbilder, Rituale und Symbolik zu wichtigen Mustern, um sich selbst effizienter zu orientieren und organisieren.’

Das Neue Arbeiten ist gut und schön. Aber was ist, wenn Unternehmen für einen Neustart keinen DNA Campus bauen können, keinen großen architektonischen Spielraum haben, mit alten Immobilien die neuen Ziele erreichen müssen?

Die gute Nachricht 1

Der bisherige Wandel führte nicht primär zur Vergrößerung des Büroflächenbedarfs, sondern im Gegenteil zur Verstärkung bereits existierender Strukturen und Standorte. Arbeitsplätze an immer zentraleren Standorten bei gleichzeitig immer weniger Fläche pro Kopf haben also zugenommen. Zentrale Stadtteile wie Bankenviertel und CBDs boomen – das Umland und die Peripherie verlieren deutlich an Attraktivität. Die Innenstädte verdichten sich.

Die gute Nachricht 2

Es geht darum, dem oft monotonen Arbeitsalltag einen Lebenskontext hinzuzufügen. Das kann in einem Gebäude mit Geschichte sogar leichter geschehen als in einem brandneuen Bürohaus. Denn der Schlüssel des Erfolgs von DNA-Projekten liegt nicht nur in der Architektur. Es geht um die Wandelbarkeit und die Offenheit für Veränderung der Kultur der Zusammenarbeit, des Vertrauens und des Teilens, und auch um die Integration neuer Arbeitsmodelle. Und da liegt die Chance: Ist man nicht von großen architektonischen Prozessen ‚abgelenkt’, sieht man sich ‚in der Not’ tatsächlich zu allererst an, wie die Mitarbeiter arbeiten, wer welchen Rhythmus hat, welche Schnittstellen, welche sozialen Faktoren Aufmerksamkeit brauchen – wie beispielsweise die Zusammenarbeit verschiedener Generationen, das Wohlgefühl der Mitarbeiter, die Umweltbilanz. Dazu sucht man dann die richtigen Werkzeuge: Cloudlösungen, Visualisierungstechnologien, Social Software- und Lernsysteme, um eine produktive, teils eben auch virtuelle Zusammenarbeit aufzusetzen.

Architektonische Zaubergriffe

Natürlich müssen auch bei alten Immobilien architektonische Zaubergriffe angewandt werden, um die Wünsche, die aus den Analysen entstehen, zu erfüllen: Die Wege der Mitarbeiter können räumlich zu Chancen für ein Gespräch werden. Ein paar mobile Arbeitsplätze mehr ermöglichen einen größeren Besprechungsraum. Oder Sofas, die immer mehr als regulärer Arbeitsplatz akzeptiert werden, fördern die wesentliche und produktive, informelle Kommunikation. Ein Eckbüro des Vorstands, der ohnehin nie da ist, könnte zu einer großzügigen Teeküche mit Blick umgestaltet werden, statt wie früher in einem Kammerl ohne Fenster zu sitzen. Die Bibliothek für alle zu öffnen ergibt einen Raum der Stille zum Auftanken und zum konzentrierten Arbeiten.

Änderung des Verhaltens und der Kultur

Doch zuallererst geht es um eine Änderung des Verhaltens und der Kultur; um eine Prozessoptimierung durch themen- und projektorientiertes Arbeiten. Strukturen und Anreize für die Transparenz von Wissen durch Vertrauen können Leerläufe und Doubletten vermeiden und Raum für Kreativität, Sinn und Innovation schaffen. Es geht auch um das Definieren neuer Regeln und einer Etikette und die stetige Gewöhnung und Zähmung neuer Technologien und Werkzeuge, um sich eingeladen zu wissen und zu teilen. Und es geht um die Zeit, die ein solcher Wandel braucht. All diesen Raum hat ein altes Gebäude vielleicht sogar mehr als ein neues, weil man einfach gleich mit den Kernthemen loslegt, und nicht erst an der Veränderung der Kultur arbeitet, wenn ein Neubau fertig gestellt ist. Das ist ein klarer Wettbewerbsvorteil: Take a chance on it!