T.O.C. hat die Transformation von Hutchison Drei Austria und Magenta in ihren neuen Bürowelten abgeschlossen. Beide Konzerne hatten das große Problem, nach Covid-19 alte, aber auch neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder motiviert aus dem Home-Office zurück ins Büro zu bringen. Welche Veränderungen konnten Sie bei Ihrer Arbeit feststellen?
Ewald Stückler: Viele Unternehmen erfinden sich neu, was in der Regel mit einer Reduktion der Arbeitsplätze und Büroflächen von bis zu 50 Prozent zu tun hat. Es bleiben zwar im Büro selbst die offenen Strukturen bestehen, allerdings mit Thinktanks/Besprechungsboxen durchmischt, um Telefon- oder Videokonferenzen abzuhalten. Man benötigt seit Covid-19 durch den massiven Anstieg von Videokonferenzen und Hybrid Meetings viele kleine Cubes für zwei bis sechs MitarbeiterInnen. Hybride Meetings haben stark zugenommen, hier gibt es eine Steigerung von bis zu 60 Prozent gegenüber der Zeit vor Covid-19. Bei Magenta und Hutchison haben wir Arbeitsplätze reduziert, um unterschiedliche Arten von Besprechungsmöglichkeiten zu ermöglichen und der neuen Art der Meeting-Kultur Platz zu verschaffen.
Die neuen Arbeitswelten werden zunehmend von Collaboration-Flächen dominiert. Was wir feststellen: Es geht sehr stark in Richtung „Look and Feel“. Der wohnliche Charakter ersetzt immer stärker die klassische Bürooptik.
Können Sie das näher beschreiben?
Die Einstellung der Menschen zum Arbeiten und zum Leben hat sich stark geändert. Der reine Erfolgs- und Karrierefaktor ist nicht mehr so wichtig wie das Umfeld, das ein Unternehmen bietet. Daher muss der Spaßfaktor im Büro spürbar sein.
Wir haben vor Jahren die Firma Thales beraten. Sie ist damals von ihrem Standort in Strebersdorf ins Bürohaus „Rivergate“ gezogen. Ich habe den Vorstand sechs Monate nach dem Umzug gefragt, was die große Überraschung für ihn war, und er meinte: die Qualität der Bewerber. Die Menschen wollen sich entfalten und eine sinnstiftende Arbeit haben, und dafür brauchen die Unternehmen die entsprechenden attraktiven Flächen.
Das Investment in qualitative Büroflächen ist deshalb wichtig, weil es eben auch um Wirtschaftlichkeit geht. Jede neue Mitarbeiterin, jeder neue Mitarbeiter, die eingestellt werden, kosten viel Geld, bis sie im Produktionszyklus angekommen sind. Daher ist es wichtig, sie auch mit einem entsprechenden Ambiente im Unternehmen zu halten.
Tut sich ein großes oder ein kleines Unternehmen bei der Umsetzung leichter?
Grundsätzlich ist das eine Frage der Unternehmenskultur. Aber bei großen Unternehmen sind die technischen Möglichkeiten eher gegeben, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zu Hause arbeiten können. Das hat wie zum Beispiel bei Magenta oder Hutchison mit der technischen Infrastruktur zu tun.
Man muss daher attraktive Möglichkeiten und Alternativen bei den Büroflächen bieten. Es wird mittlerweile überall gearbeitet – der Schreibtisch per se ist nicht mehr der einzige Arbeitsplatz, die gesamte Mietfläche wird genutzt.
Sie haben von einer Zunahme der hybriden Meetings gesprochen. Ist das eine so starke Tendenz?
Ja. Die Meeting-Kultur hat sich komplett verändert. Präsenz-Meetings mit Kundinnen und Kunden finden nur dann statt, wenn es um größere Entscheidungen geht. Sonst ist es nicht notwendig, dass man durch die Gegend fährt oder fliegt. Das ist weder ökonomisch noch ökologisch.
Sie haben die ARE/BIG bei ihrem Umzug ins Viertel Zwei begleitet.
Die ARE/BIG ist ein hochprofessionelles Unternehmen, und wir waren die externen Planer für die neuen Arbeitswelten. Wichtig dabei war, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzubinden und ihnen auch zu zeigen, was in der Immobilie aktuell passiert. Wir haben immer wieder Feedback gegeben und Vorträge gehalten und gezeigt, wie die neuen Arbeitswelten aussehen werden und wie sie funktionieren. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wandern ja in eine neue Welt, das darf man nicht vergessen, und dorthin muss man sie von Anfang an mitnehmen. Ohne ein professionelles Change-Management geht es nicht.
Eine ähnliche Vorgehensweise haben wir auch bei den Verantwortlichen der Unternehmen.
Inwiefern?
Wir machen im Vorfeld mit den Entscheidungsträgern ein Brainstorming, und es müssen sich alle klar sein, was mit der Standortverlegung für das Unternehmen erreicht werden soll. Wir schärfen in dem Prozess die Entscheidungen immer weiter nach. Wir entwickeln und begleiten, aber es muss diese Veränderung auch von innen gelebt werden – also von den Entscheidungsträgern. Ein Umzug ist auch eine Hinterfragung der kompletten Firmenkultur.
Welche Neuerungen erwarten Sie in den kommenden Jahren?
Die Arbeitswelt war immer in Bewegung. Außenfaktoren, ob Technologie oder Virus, stoßen immer wieder bestimmte Prozesse an. Bei Covid sieht man übrigens, dass auch ein Virus positive Veränderungen bringen kann. Der Virus war ein Brandbeschleuniger – man musste sich mit Home-Office, hybriden Meetings etc. ernsthaft beschäftigen, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten. Die meisten Unternehmen, die sich während dieser Zeit vergrößert haben, waren übrigens Firmen aus der IT-Branche. Auch Home-Office ist gekommen, um zu bleiben, einige Unternehmen haben bereits von einem Home-Office-Tag in der Woche auf bis zu vier Tage in der Woche umgestellt. Da sind MitarbeiterInnen überhaupt nur noch einen Tag pro Woche im Büro körperlich anwesend!
Früher gab es einen Meeting-Raum. Jetzt werden die Meeting-Räume der Kundschaft angepasst. Man wählt die Location, die am besten zu den MeetingteilnehmerInnen und zu den Verhandlungsthemen passt. Dafür benötigt man im Augenblick noch verschiedene Räume, aber in Zukunft wird das über die Technik gelöst.
Ich denke, dass sich die Arbeitsräume durch die virtuelle Technik verändern werden. Irgendwann sitzt man am Meer oder in den Bergen oder wo immer man will.
Die Frage ist auch, ob wir in Zukunft noch Laptops brauchen oder ob alles in einer Cloud gespeichert wird. Wenn wir keine mehr brauchen, dann werden sich auch die Arbeitsplätze wieder verändern.
Aktuell ist auch die Untermiete ein Thema. Vor Covid war das undenkbar, aber jetzt bieten auch große Namen ihre Büroflächen in Untermiete an oder gehen in Untermiete. Mietende Unternehmen kommen damit in den Genuss von Flächen an einem tollen Standort. Die vermietenden Unternehmen werden damit aber Mitbewerber für die Office-Spaces.