Learning 1: Das Büro sollte auch virtuell stattfinden

Jeder kennt das Phänomen: Der beste Teil einer Party spielt sich in der Küche ab. Bietau: „Auch in vielen Unternehmen ist die Küche ein Kommunikationshotspot. Das analoge Küchengespräch lässt sich nicht durch kurzen Smalltalk vor Business-Videokonferenzen ersetzen.“ Vielen Firmen droht eine Verarmung ihrer sozialen Kultur. Eine inspirierende Arbeitsumgebung dient als emotionales Bindemittel zum Unternehmen und steigert das Wohlbefinden. Das Büro als „Hub“ und „Home“ wird deshalb immer wichtiger. Das MAN-Unternehmen RIO, für das CSMM eine offene Bürostruktur kreiert hat, zeigt auf, wie sich das Büro zumindest zum Teil auch auf den virtuellen Raum übertragen lässt. Christian Zingg, Chief Product Owner bei RIO: „Unser Konzept ‚Connected‘ verbindet wöchentlich eine Stunde lang ein zufälliges Paar aus der Organisation – virtuell oder im Office. Die einzige Bedingung: Die Mitarbeiter sollen sich nicht über die Arbeit, sondern über Privates austauschen.“ 

Learning 2: Agilität als Firmenmotto zur Mitarbeiterbindung

Unternehmen, die erfolgreich sein wollen, brauchen nicht nur Mitarbeiter, sondern Unternehmer. „Die Ansprüche qualifizierter Arbeitnehmer bleiben trotz covidbedingtem Anstieg der Arbeitslosigkeit hoch. Gleichzeitig ist es heute wichtiger denn je, die richtigen Menschen zu finden, die zu einem Unternehmen passen. Firmen, die agilen Anforderungen in der Arbeitskultur gerecht werden, finden motivierte Mitarbeiter, die darauf brennen, für sie zu arbeiten. „Der Begriff Agilität umfasst nicht nur die technische Ausstattung – sondern ist vor allem eine Haltungsfrage“, sagt Sven Bietau. Die Verwendung der neuesten Management-Tools ist daher genauso ausschlaggebend wie zu begreifen, dass auch das Büro zur Ausstattung gehört: Denn es kann Mitarbeiter inspirieren und Identikation stiften. Bietau: „Die Gestaltung und das Office selbst sind Dienstleister für das Unternehmen und die Mitarbeitenden“. Insbesondere für das On-Boarding neuer Kollegen, aber auch für regelmäßige reale Treffen von Teams hat das Büro deshalb als Ort der Begegnung weiterhin eine hohe Relevanz. Zingg: „Homeoffice funktioniert mit eingespielten Mitarbeitern, neue Kollegen aber müssen besonders zu Beginn die Chance haben, mehrere Wochen ins Büro zu kommen.“ 

Learning 3: Vertrauen ist der größte Teil der Transformation

In der Entscheidungsfindung liegt zwischen der Gewissheit und Ungewissheit immer eines: das Vertrauen. Noch immer agieren viele Unternehmen aber mit dem Credo aus der Zeit der Industrialisierung, das die Überwachung und Optimierung von Arbeitsprozessen bis ins kleinste Detail fordert. Und einige Führungskräfte sind noch immer so erzogen, dass sie nachverfolgen müssen, ob ihre Mitarbeiter ordentliche Arbeit leisten. Menschen, die überwacht werden, fühlen sich nicht wohl. Außerdem können sie ihr Unternehmen auch in einem überwachten Umfeld hintergehen. Bietau: „Erfolg lässt sich nur sichern, wenn eine Unternehmenskultur von Vertrauen geprägt ist“. In einem vertrauensvollen Umfeld schaffen Firmen kleine Unternehmer.

Learning 4: Die Unternehmenskultur ist kultureller Klebstoff für die Mitarbeiter

Wozu überhaupt noch ein Office, wenn ein Großteil der Arbeit von zu Hause erledigt werden kann? Viele Arbeitenden vermissen im Homeoffice jedoch vor allem die menschliche Interaktion. Das Wir-Gefühl nimmt ab, weil die Prozesse durch das Homeoffice noch zerstückelter werden. Bietau: „Der Geist eines Unternehmens lässt sich nur schwer auf das Virtuelle übertragen. Menschen, die nur noch von zuhause arbeiten, fehlt die enge Bindung zur Firma – der kulturelle Klebstoff, die Identifikation mit dem Unternehmen gerät abhanden.“ Die Folge: Immer mehr Unternehmen haben Probleme, Fachkräfte zu binden. „Wollen die Firmen qualifiziertes Personal langfristig halten, so muss es das gemeinschaftliche Büro weiterhin geben. Mit dem Abklingen der Pandemie wird das Office wieder wichtiger werden. Unternehmen sollten sich deshalb aktuell auf die Situation danach vorbereiten“, ergänzt Bietau. Denn die Anforderungen an die Arbeitsstätten haben sich geändert: Insbesondere die Flächennutzung zugunsten von Qualität und gemeinschaftlicher Kommunikation. Der kulturelle Klebstoff kann durch Zusammentreffen erneuert werden. Events, auf denen die ganze Organisation zusammenkommt, werden gefragter denn je.

Learning 5: Nur flexible Büros sind wirklich nachhaltige Büros

Ob ein Unternehmen morgen mehr oder weniger Fläche benötigt, lässt sich nicht pauschal sagen. Es kommt auf die Branche an und die Bedürfnisse. Firmen müssen Analysen des aktuellen Status aber zulassen. Sven Bietau: „Je besser die Prüfung des Bedarfs und des Status quo ist, desto besser lässt sich eine Arbeitswelt umsetzen, die hilft Unternehmensziele zu realisieren und Visionen zu entwickeln“. Doch Bedürfnisse können sich ändern. Ein gutes Design hält Veränderungen jedoch aus. Ein Fundament dafür sind flexible Grundrisse und Büroausstattung, die sich umstellen und verändern lassen. Der wichtigste Faktor hier sind die Mitarbeitenden. Ihre frühzeitige Einbindung in den Prozess hilft, nachhaltige Visionen und Konzepte zu entwickeln.

Ausführliche Informationen finden Sie im Whitepaper in dem Sven Bietau und Christian Zingg über die Zukunft des Büros sprechen unter: https://www.cs-mm.com/journal/post-covidnew-work-das-buero-neu-zu-denken-ist-keine-option-es-ist-unumgaenglich