Verwaltung 2.0 - Herausforderungen der Zukunft

Auch wenn die Konjunkturzyklen an den Hausverwaltungen vorbeiziehen und sie daher als „unspektakulär“ gelten, so haben die Mitarbeiter bei den aktuellen Entwicklungen doch alle Hände voll zu tun – sowohl bei Wohn- als auch bei Gewerbeimmobilien.

Einerseits ist die Erwartungshaltung der Mieter deutlich gestiegen: schnelle bzw. tagesaktuelle Reaktionszeiten, transparente Informationen und moderne digitale Services gelten mittlerweile als Standard.

Andererseits verändern sich auch die technischen Gegebenheiten: die Haustechnik – insbesondere Heizungs-, Klima- und Lüftungssysteme sowie digitale Gebäudetechnologien – wird immer komplexer und erfordert spezialisiertes Know-how. 

IT-Lösungen und Automatisierungssysteme werden sowohl intern als auch extern stark forciert. Intern besteht die Herausforderung darin, den Drahtseilakt zwischen Aufwand für die Datenpflege und Output auszubalancieren. Theoretisch ist schon vieles möglich und auch sinnvoll. In der Praxis scheitert es oft daran, die vollständige Richtigkeit der Daten zu gewährleisten und die Daten vom Feld ins System zu bekommen. Ein „halbfertiges“ System führt letztlich zu erhöhtem manuellen Ergänzungs- und Kontrollaufwand.

Die Arbeit von Hausverwaltungen wird sich in den kommenden Jahren deutlich verändern. Digitalisierung und Automatisierung werden weiter voranschreiten: Standardprozesse wie Abrechnungen, Schadensmeldungen oder Terminvereinbarungen werden zunehmend über IT-gestützte Plattformen abgewickelt. 

Ein weiterer Schwerpunkt wird auf der steigenden Komplexität der Haustechnik liegen – moderne Heizsysteme, Smart Building-Technologien und gesetzlich vorgeschriebene Energiemonitoringsysteme erfordern spezialisiertes technisches Wissen und laufende Weiterbildung der Verwaltungsteams bzw. Auslagerung an technisch spezialisierte Abteilungen.

Zusätzlich werden Nachhaltigkeitsthemen, CO₂-Reduktion und gesetzeskonforme Dokumentation immer mehr in den Fokus rücken. Die Erwartungen der Mieter an schnelle Reaktionszeiten, digitale Services und transparente Informationen werden weiter steigen, bei gleichzeitig wachsender Mieterfluktuation.

 All diese Entwicklungen finden in einem Umfeld statt, in dem die gesetzlich überwälzbaren Verwaltungshonorare wie erwähnt streng reglementiert sind. 

Hausverwaltungen müssen also künftig noch effizienter, technologiegestützter und serviceorientierter arbeiten, um die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen mit den steigenden Qualitätsansprüchen in Einklang zu bringen und kostendeckend arbeiten zu können. 

Eine der größten Herausforderungen für Hausverwaltungen in Österreich liegen aktuell in der Gewinnung und Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Qualifizierte Expertinnen und Experten sind rar, parallel dazu steigen die Erwartungen an moderne Arbeitsmodelle, Flexibilität und Work-Life-Balance – Stichwort New Work.  Gleichzeitig schränken wirtschaftliche Rahmenbedingungen den Handlungsspielraum ein. Verwaltungshonorare sind eingefroren, während Gehälter und Betriebskosten steigen.