Schlüsselmanagement neu! Es geht auch ohne Schlüssel

Was war ausschlaggebend, dass Sie Wowflow gegründet haben?

Drazen Ivanis: Als ehemaliger technischer Leiter von Wiens größtem Einkaufszentrum habe ich selbst das Leben eines Facility-Managers gelebt. Ich kenne die Arbeitsweise von FM-Angestellten, die Anforderungen an das operative Management und auch die Probleme, die im Arbeitsalltag auftreten. Die Frage, die ich mir in meiner Arbeit gestellt habe, war: Wie schaffe ich ein System, mit dem Mitarbeiter*innen vor Ort ganz einfach kommunizieren und Tätigkeiten dokumentieren können? Manager*innen und Administrator*innen im FM sollten, soweit es geht, entlastet werden, zum Beispiel durch eine komplett automatisierte Dokumentation. Außerdem wollte ich historische operative Daten bereitstellen, um dem ausführenden Management alle Ergebnisse verständlich darstellen zu können.

Was bietet Wowflow und wie funktioniert es?

Drazen Ivanis: Wowflow ist eine Facility-Management-Service-Plattform, die sich durch ihre intuitive Bedienbarkeit und einen hohen Grad an Automatisierung auszeichnet. Eine unserer Kernfunktionen ist das Schlüssel-, Geräte- und Anlagenmanagement. Diese Funktion war für unsere Kund*innen extrem wichtig. Key-Management ist ein Thema, über das zwar oft hinweggegangen wird, aber im Endeffekt in der Immobilienbranche allgegenwärtig ist. Tausende Schlüssel werden in Kästen aufbewahrt. Deren Ausgabe und Rückgabe wird mittels Excel-Listen händisch protokolliert. Das ist alles sehr mühsam. Mit unserer Schlüsselmanagement-Funktion können die folgenden drei wichtigen Fragen jederzeit beantwortet werden:

• Wo befindet sich mein Equipment bzw. meine Schlüssel gerade?
• Wer hat es?
• Wie lange bleibt es bei der Person?
• Kann ich erinnert werden, wenn die Rückgabe überfällig ist?

In weiterer Folge kann der Schlüssel dann zurückgefordert werden, und es können Auswertungen und Reports generiert werden. Wir haben bei dieser Funktion wieder auf unsere Wowflow-QR-Codes gesetzt, durch die eine Schlüsselausgabe und -rücknahme innerhalb von wenigen Sekunden erfolgt und die Handhabung stark vereinfacht wird.

Worin lagen die besonderen Herausforderungen bei der Entwicklung?

Drazen Ivanis: Für uns steht die einfache und intuitive Bedienbarkeit ja an erster Stelle. Es müssen so viele Schritte wie möglich von der Software selbst übernommen, sprich automatisiert werden. Auch nach hunderten Stunden von Konzeption, Planung, dem Entwerfen von Designs und der laufenden Rücksprache mit Kund*innen kam es oft dazu, dass Teile der Software angepasst oder erweitert werden mussten, um den reibungslosen und automatisierten Arbeitsablauf sicherzustellen. Die Praxis stellt die Theorie laufend auf die Probe. Das erfordert besonders agile Entwicklungsarbeit und erschwert die Planung, was auf Dauer eine hohe Belastung des Produktteams bedeutet. 

Welche Vorteile haben die Unternehmen?

Drazen Ivanis: Die beiden größten Vorteile der Schlüsselmanagement-Funktion sind die Zeitersparnis und die Digitalisierung. Das Schlüsselmanagement nimmt mit Wowflow zwei Sekunden bei der Vergabe an Interne in Anspruch und höchstens 30 Sekunden bei der Vergabe an Externe statt der üblichen zehn bis 15 Minuten. Excel-Tabellen werden überflüssig. Keine Schlüsselausgabe kann unter den Tisch gekehrt werden.

Bei der Ausgabe können außerdem eine digitale Unterschrift sowie das Foto eines Ausweises direkt verlangt werden. Zu jeder Schlüsselübergabe wird ein PDF-Protokoll generiert, das per E-Mail automatisch versandt wird. Sollte der Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgegeben werden, bekommt die jeweilige Person ein Erinnerungsmail. Dieses enthält einen Link, über den das Management um Verlängerung gebeten werden kann. Alles sehr intuitiv und simpel gestaltet.

Gibt es seitens der Nutzer nicht sicherheitstechnische Bedenken?

Drazen Ivanis: Eine gute Frage, über die wir intensiv nachgedacht haben. Sollte der Schlüssel verloren gehen, wird der Finder durch das Scannen des QR-Codes über die Eigentümer des Schlüssels informiert. So kann man dann auch nach den Kontaktdaten für die Rückgabe fragen.  

Wowflow hat eine Integration mit den digitalen Schließanlagen von SALTO Systems. Durch die Vergabe eines Auftrags, wie zum Beispiel für regelmäßige Wartung, bekommt das zugewiesene Unternehmen in der angegebenen Zeit die Zutrittsberechtigung, um den Auftrag bzw. die Wartung durchzuführen und zu dokumentieren. Dadurch entfallen das mechanische Schlüsselmanagement sowie die Notwendigkeit, einen mechanischen Schlüssel abzuholen und zurückzugeben. Das entspricht einer Einsparung von circa einer Stunde Zeitaufwand und 150 Euro Kostenaufwand.Die Sicherheit ist dadurch gegeben, dass während der Auftragszeit von ein bis zwei Tagen bis maximal ein bis zwei Wochen nur das auftragnehmende Unternehmen berechtigt ist, die erforderlichen Türen aufzusperren, wie etwa Eingang, Keller, Technikräume. Es wird auch ganz klar dokumentiert, wer die digitalen Zylinder wann betätigt hat. SALTO-Systeme sind bekannterweise auch in Finanzministerien und Universitäten eingebaut.

Wowflow geht aber weit über das Schlüsselmanagement hinaus.

Drazen Ivanis: Ja, das stimmt. Neben dem Schlüsselmanagement bieten wir die folgenden Kernfunktionen an:

• das Management von Aufträgen und Aufgaben (Tickets),
• die automatische Dokumentation (technische Bewegungsdaten),
• das Asset-Management und
• die zentrale Verwaltung aller regelmäßigen Wartungen und Instandhaltungen.

Durch die automatisierte Datenauswertung können Betriebskosten gesenkt und Prozesse optimiert werden. Der administrative Aufwand wird um bis zu 50 Prozent gesenkt, Kund*innen können mit Wowflow ein Return of Investment von 400 bis 700 Prozent erzielen.

Wie würde eine Implementierung in einem bestehenden Gebäude ablaufen? Ist es auch möglich, punktuell umzustellen bzw. nur einen Teil der Schlösser umzurüsten?

Drazen Ivanis: In der Regel werden nur die relevanten Türen in einer Liegenschaft ausgestattet – das sind meisten bis zu fünf Türen bzw. Zylinder: das Eingangstor und die Keller-, Müll-, Heiz- bzw. Technikräume. Die restlichen Türen gehören meist zu den Privat- bzw. Mieterwohnungen und werden somit von den Bewohnern verwaltet. 

Wird es das „Haus ohne Schlüssel“ in Zukunft geben?

Drazen Ivanis: Ja, das gibt es schon durch die Kooperation von Wowflow mit SALTO (ESSECCA). Das Smartphone ist nicht nur unser Kommunikationsmedium, sondern auch das Medium für Zahlungen, Buchungen und Zutrittskontrolle geworden. Mit Wowflow in Kombination mit SALTO werden Aufträge und Wartungen automatisiert, aber auch die Zutrittskontrolle, um Aufträge und Wartungen durchzuführen und zu dokumentieren.