„Und, was halten Sie von diesem Büro?“ Eine Frage, die Ewald Stückler, Geschäftsführer von Tecno Office Consult, schon oft gehört hat. Seine Antwort: „Ich kann Ihnen sagen, ob es mir gefällt oder nicht, aber ob es passt, das kann ich so nicht beantworten, denn ich kenne die Raumanforderungen Ihres Unternehmens nicht.“ Dazu, so Stückler, sind viel mehr Informationen notwendig als die Größe des Unternehmens, kombiniert mit der Größe der Büroflächen. Für den Profi, der Unternehmen von der Standortsuche bis zur Verlegung begleitet, stehen beim Aufspüren neuer Büroflächen zuallererst ganz grundsätzliche Themen im Vordergrund, die das Unternehmen betreffen. Dann erst kommt die Fläche. Jeder Umzug ist für den Tecno-Geschäftsführer mit einer Hinterfragung des Unternehmens verbunden. Stückler: „Die Herausforderung ist immer die gleiche. Der Jetztstand meines Büros ist aufgrund der aktuellen Räumlichkeiten gewachsen, und das muss ja nicht für den zukünftigen Arbeitsablauf stimmen.“ Daher stellt sich die Frage, ob man in Zukunft offener arbeiten will und in welcher Form man arbeiten will, ob im Klein-, Gruppen- oder Großraumbüro.
Worauf sitzen wir?
Die Einrichtung ist ein weiterer Knackpunkt. Wichtig ist, frühzeitig zu klären, ob man mit den Bestandsmöbeln umzieht oder neue kauft. „Es wird oft geplant und dann erst entschieden, dass nur gewisse Möbel mitgenommen werden, und ich habe auch schon erlebt, dass die Möbel nicht gepasst haben“, beschreibt Stückler seine Erfahrungen.
Wie wird sich das Unternehmen entwickeln?
Wesentlich ist, sich über die Zukunft Gedanken zu machen und auch eine eventuelle Expansion in die Überlegungen miteinzubeziehen. Stückler: „Beim Wachstum ist es enorm wichtig, dass man sich überlegt, wo will ich oder wo werde ich wachsen und mehr Fläche benötigen?“ Das sollte sehr detailliert erfolgen, indem man auch die Abteilungen definiert, die größer werden sollen. In zahlreichen Bürohäusern wird auch auf eine mögliche Expansion der eingemieteten Unternehmen Rücksicht genommen, wie Ingrid Fitzek, Geschäftsführerin des Tech Gate Vienna in der Vienna DC, erklärt: „Ein Bürohaus muss einen gewissen Leerstand haben, will man den Firmen innerhalb ihres gewohnten Arbeitsumfelds einen Spielraum zum Wachstum bieten. Es wird im Haus auch umgesiedelt, wenn Firmen kleiner oder größer werden. Wir sind keine statischen Vermieter.“
Welche Räume brauche ich wirklich?
Bei der Büroflächensuche sollte auch beachtet werden, ob Besprechungszimmer und Seminarräume faktisch mitgemietet werden– und wenn ja, in welcher Größe– oder je nach Bedarf angemietet werden. Denn ein Besprechungsraum, der nicht wirklich regelmäßig genutzt wird, schlägt sich letztendlich auf die Miete nieder und ist eine unnötige monatliche Belastung. Zahlreiche Bürohäuser bieten daher „unterschiedlich große Besprechungs- und Seminarräume, die je nach Bedarf angemietet werden“, so Fitzek.
Wann soll mit der Suche begonnen werden?
Das Timing, wann zu suchen begonnen wird, hängt von den Ansprüchen an die Büroflächen und von den Wünschen der Mieter ab. Ein halbes bis dreiviertel Jahr vor dem geplanten Umzug sollte man auf jeden Fall zu suchen beginnen. „Besser, man beginnt zu früh als zu spät“, so Eva Richter, ÖRAG-Immobilien Vermittlungsgesellschaft m.b.H.: „Es ist immer angenehmer, zwei oder drei Flächen zur Auswahl zu haben und nicht in die Situation zu kommen, eine Fläche beziehen zu müssen, weil die Zeit drängt.“ Das Angebot an Büroflächen in Wien ist reichlich, und man kann zwischen unterschiedlichen Varianten wählen. Gute Lage ist wichtig, und damit ist zuallererst die öffentliche Anbindung gemeint– allen voran die U-Bahn. Alles, was mit Straßenbahn oder Bus erreichbar ist, ist am aktuellen Markt schwerer zu vermieten. Wenn man bereit ist, in eine geeignete Immobilie zu übersiedeln, dann hat man mehr Verhandlungspielraum hinsichtlich etwaiger Incentives. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, die bei jedem Unternehmen anders aussehen und anders ausgehandelt werden können.
Worüber kann man verhandeln?
Allerdings: „Die Eigentümer wollen kaum über den Nettomietpreis verhandeln“, so Richter. Eine geringere Miete schmälert den Wert der Immobilien und wird daher von den Vermietern nicht gerne gesehen. Doch besteht auch innerhalb der Immobilie die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Nettomieten zu wählen, so Fitzek: „Die Preise für kleine Büros liegen im Tech Gate zwischen 15 und 20 Euro pro Quadratmeter– abhängig vom Stockwerk.“ Viel eher sind die Eigentümer bereit, auf die Anforderungen des Mieters bei seinen Büroflächen einzugehen. Das betrifft vor allem Adaptierungen und Umbauten. Diese können vom Versetzen von Wänden bis zum Komplettausbau reichen. Richter: „Es sollte aber nicht vergessen werden, dass der Vermieter bei Aus- und Umbauten bereits vor dem Mietbeginn in eine finanzielle Vorleistung geht, die bei größeren Arbeiten durchaus sehr hoch sein kann.“ Für den Vermieter sind sie ein großes Risiko und oft nur dann sinnvoll, wenn sie für einen Mieter durchgeführt werden, der auch entsprechend lange im Bürohaus bleibt. Überhaupt hat der Mieter, der eine lange Mietdauer wählt, eine gute Ausgangsposition. „Je länger man sich bindet, desto eher ist der Eigentümer auch bereit, dem Mieter entgegenzukommen“, weiß Richter. Ganz wichtig ist aber für die Expertin, dass die Partner miteinander fair verhandeln Schließlich haben weder Vermieter noch Mieter ein Interesse daran, es sich mit einem langfristigen Partner von Anfang an verscherzen. Außerdem, so Richter, „wissen die Eigentümer sehr genau, was ihre Immobilien unter den gegebenen Marktumständen wert sind und zu welchen Konditionen sie vermietet werden können“.
Kosteneffizienz vs. Dienstleistung
Der Umkehrschluss daraus: Wenn ein Büro viel günstiger ist als die anderen, dann hat das meist einen Haken. Fitzek: „Es ist klüger, drei Euro mehr für den Quadratmeter zu zahlen und dafür in einer qualitätsvollen Immobilie angesiedelt zu sein, die ideale Arbeitsbedingungen bietet, als in einer Immobilie zu sein, die nichts bietet außer Raum, den aber günstig.“ Denn die Qualität der Dienstleistung, die innerhalb eines Bürohauses geboten wird, sowie Service und Flexibilität werden immer wichtiger, damit man sich als Unternehmen auf das Kerngeschäft konzentrieren kann. Abgesehen vom „Spezialfall“ Innenstadt geht der Trend weiterhin in Richtung kosteneffizienter Neubauten mit hoher Flächennutzung und niedrigen Betriebskosten, vorzugsweise Gebäude mit „Green Building“-Zertifizierung. Davon profitieren besonders die konsequent auf Kostenoptimierung ausgerichteten Objekte. Für zahlreiche Unternehmen ist eine „nachhaltige“ Immobilie wichtig, um sich Ökologie an die Fahnen heften zu können, für viele hat es aber auch mit Weitsicht zu tun. Preistreiber sind nämlich nicht die Mieten, sondern die Betriebskosten, und je niedriger sie gehalten werden können, desto besser– denn in diesem Bereich besteht kein Verhandlungsspielraum.
