Ihr Beruf – eigentlich kann man ja sagen: Ihre Berufung – ist es, die Arbeitsabläufe in Unternehmen zu optimieren. Können Sie kurz erklären, wie Sie dabei vorgehen?
Gottfried Hündler: Ja, sehr gerne. Ich bin Produktivitätsberater und unterstütze Unternehmer:innen dabei, ihre persönliche Produktivität zu steigern und die Abläufe in ihrem Unternehmen zu optimieren. Bei der Prozessoptimierung geht es immer um die gemeinsame Erfassung der bestehenden Abläufe in einem Unternehmen. Diese werden sehr einfach und übersichtlich grafisch dargestellt. Danach werden alle Potenziale dieser Prozesse in den Bereichen Zeit, Kosten oder Umsätze evaluiert, ganz konkret mit Euro-Beträgen erfasst und auf ein Jahr hochgerechnet. Die erforderlichen Maßnahmen werden anschließend gemeinsam festgelegt.
Wie sind Sie auf die Hausverwaltungen gestoßen?
GH: Ein befreundeter Hausverwalter hat mich eingeladen, sein Business durchzuchecken und seine Abläufe für ihn und sein Team transparenter zu machen. Dadurch sollten die bestehenden Mitarbeiter:innen schneller und einfacher Aufgaben abwickeln können und die Einschulungszeit für neue Mitarbeiter:innen verkürzt werden. Außerdem wollte er den Überblick haben, um Entscheidungen früher treffen zu können.
Was ist bei Hausverwaltungen anders als bei einem Unternehmen?
GH: Bei meiner ersten Optimierung einer Hausverwaltung vor drei Jahren habe ich sehr schnell erkannt, dass hier die Abläufe komplett anders sind als bei anderen Dienstleistern oder Handwerksbetrieben. Die einzelnen Prozesse sind auch wesentlich umfangreicher. Aus diesem Grund liegen die größten Potenziale für Hausverwalter-Teams vor allem in der Durchforstung, Vereinfachung und Standardisierung der Abläufe und weniger bei der Steigerung von Umsatz.
Welchen Zeitrahmen muss man einplanen, um diese neuen Abläufe umzusetzen bzw. zu integrieren?
GH: Die Aufbereitung erfolgt in gemeinsamen Workshops mit genau definiertem Ablauf und Darstellung der zu erwartenden Resultate. Konkret sind das 15 bis 20 Stunden zum Fixpreis. Die praktische Umsetzung der einzelnen Maßnahmen erfolgt meistens durch die Hausverwaltung selbst, aufgeteilt auf das ganze Team. Hier empfehle ich je nach Umfang der Anforderungen einen Zeitraum von drei bis zwölf Monaten.
Wo setzen Sie an, um eine möglichst effektive Lösung zu finden?
GH: Entscheidend ist immer die individuelle Situation des jeweiligen Unternehmens, diese muss man im Detail verstehen und berücksichtigen. Bei der optimalen Lösung geht es immer um diese speziellen Anforderungen des gesamten Teams einer Hausverwaltung, kombiniert mit Best-Practice-Lösungen in diesem Business. Besonders effektiv ist die Lösung in der Umsetzung, wenn die operativ tätigen Personen im Workshop mitarbeiten.
Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von digitalisierten Tools für Hausverwaltungen. Wie werden diese in Ihre Beratung miteinbezogen?
GH: Der optimale Einsatz der richtigen Tools ist ganz entscheidend. Auffällig war für mich, dass selbst kleine Hausverwaltungen oft mehrere Softwarelösungen im Einsatz hatten. Das hat auch mit dem großen Umfang der unterschiedlichen Herausforderungen zu tun. Ich versuche immer, soweit möglich, bereits bestehende Tools noch besser einzusetzen oder bei Bedarf Tools zu finden, die zu den Anforderungen passen.
Lässt sich die Zeitersparnis auch in Geld umrechnen?
GH: Ja, soweit möglich werden alle gemeinsam getroffenen Maßnahmen in konkreten Euro-Beträgen erfasst. Dieser gesamte „Euro-Kuchen“ steht dann als Belohnung für die Umsetzung der Maßnahmen zur Verfügung, und zwar pro Jahr!
