Auch wenn die Konjunkturzyklen an den Hausverwaltungen vorbeiziehen und sie daher als „unspektakulär“ gelten, haben die Mitarbeiter bei den aktuellen Entwicklungen doch alle Hände voll zu tun – vor allem bei Gewerbeimmobilien. Die zentrale Herausforderung ist das Zusammenspiel des steigenden Kostendrucks bei der Betreuung von Immobilien mit dem erhöhten und immer komplexer werdenden Reporting-Aufwand, den wiederkehrenden Betriebskosten und den Instandhaltungskosten. „Die Arbeiten an der Immobilie mit Mietern und Eigentümer ist eine extrem spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit“, sagt Andrea Dissauer, Geschäftsführerin PMV Immobilien Management, beklagt aber, „dass für die eigentlichen Aufgaben der Hausverwaltung im klassischen Sinne immer weniger Zeit bleibt“.
Gewerbeimmobilie vs. Wohnimmobilie
In der Regel gibt es bei Gewerbeimmobilien zwar weniger Mieter pro Quadratmeter, was einerseits den organisatorischen Aufwand in Bezug auf die Anzahl der Ansprechpartner reduziert, „andererseits aber einen intensiveren und fachlich anspruchsvolleren Betreuungsaufwand mit sich bringt“, sagt Peter Scharinger, Vorstand der ÖRAG und Leitung Liegenschaftsverwaltung. Dazu zählt etwa die Vertragsstruktur bei Gewerbemietverhältnissen, da Verträge inhaltlich individueller verhandelbar sind, etwa mit Regelungen zu Optionsrechten, Investitionszuschüssen, Staffel-, Umsatz- oder Indexmieten. Die aktuelle ökonomische Lage erhöht den Druck auf die Hausverwaltungen, die Leerstände möglichst gering zu halten, Sanierungen zügig umzusetzen und verfügbare Flächen rasch für eine anschließende Vermarktung vorzubereiten.
Anpassungsdruck auf vielen Seiten
Ebenso wie die Hausverwaltungen stehen auch die Gewerbeimmobilien unter Anpassungsdruck, was sich auf den Arbeitsaufwand in der Verwaltung auswirkt. Gefragt sind neue Nutzungskonzepte, etwa modulare Raumlösungen für wechselnde Mieterbedürfnisse oder temporäre Arbeitsplätze. ESG-Vorgaben müssen nicht nur technisch umgesetzt, sondern auch mieterseitig koordiniert werden, etwa bei der Implementierung von Energie- oder Abfallkonzepten. Andrea Dissauer: „ESG Reportings sind ein integrierter Bestandteil von Reportings und nicht mehr wegzudenken. Pro Eigentümer gibt es verschiedene Systeme oder Excel-Tabellen, die zu befüllen und hochzuladen sind.“ Aber nicht nur die Eigentümer verlangen ein ESG-Tracking, mittlerweile sind es auch die Mieter – vor allem, wenn es sich um internationale Unternehmen handelt –, die ESG-Maßnahmen fordern und für deren Reports benötigen. Sie sind das wichtigste Tool für Fondskunden, und die mieterseitigen Reporting-Anforderungen sind bei Gewerbeimmobilien deutlich gestiegen – insbesondere bei institutionellen oder internationalen Firmen. Teilweise werden Reporting-Daten in eigenen Kundensystemen abgebildet, „hierzu braucht es eine sehr gute Einschulung in die Systeme und Englischkenntnisse, da vor allem auf Englisch reportet und kommuniziert wird“, sagt Andrea Dissauer.
IT und Automatisierung
IT-Lösungen und Automatisierungssysteme würden sowohl intern als auch extern stark forciert, erklärt Peter Scharinger: „Standardprozesse wie Abrechnungen, Schadensmeldungen oder Terminvereinbarungen werden zunehmend über IT-gestützte Plattformen abgewickelt.“ Allerdings sind IT-Schnittstellen oft schwierig zu standardisieren, da die Reporting-Bedürfnisse für jeden Eigentümer unterschiedlich sind, aufgrund der Fondsstruktur und auch der Reporting-Vorgaben. Zudem wird die Haustechnik immer komplexer. „Moderne Heizsysteme, Smart-Building-Technologien und gesetzlich vorgeschriebene Energie-Monitoring-Systeme erfordern spezialisiertes technisches Wissen und eine laufende Weiterbildung der Verwaltungsteams beziehungsweise die Auslagerung an technisch spezialisierte Abteilungen“, zählt Scharinger auf.
Umfassende Dienstleistungsplattformen
Wer in diesem Umfeld bestehen will, muss seine Strukturen anpassen. „Es zeigt sich, dass sich Hausverwaltungen immer mehr von reinen Verwaltern zu umfassenden Dienstleistungsplattformen entwickeln“, stellt Christoph Schmid, Abteilungsleiter Immobilienmanagement bei OTTO Immobilien, fest: „Das Arbeitsspektrum wird größer, und die Spezialisierungen – etwa für Spezialimmobilien wie Shoppingcenter, Hotels oder Studentenheime – nehmen zu.“
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – die große Herausforderung
Eine der größten Herausforderungen für Hausverwaltungen liegt aktuell in der Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern. Qualifizierte Expertinnen und Experten sind rar, parallel dazu steigen die Erwartungen an moderne Arbeitsmodelle, Flexibilität und Work-Life-Balance – Stichwort New Work. Gleichzeitig schränken die Rahmenbedingungen den Handlungsspielraum ein. Während Gehälter und Betriebskosten steigen, sind „die gesetzlich überwälzbaren Verwaltungshonorare streng reglementiert“, so Peter Scharinger. Christoph Schmid ergänzt: „Hier wirtschaftlich tragfähige Lösungen zu finden, ohne Qualitätseinbußen für Eigentümer und Mieter zu riskieren, ist eine zentrale Aufgabe.“
